Studientag 2019 zum richtigen Umgang mit digitalen Unterlagen
Foto (v.l.n.r.): Karin Mayer (Leiterin des Referats für die Kulturgüter der Orden) sowie die Handreichungs-AutorInnen Gerald Hirtner, Christine Gigler, Helga Penz und Petrus Schuster OSB. (c) Referat für die Kulturgüter der Orden (Das Pressefoto zum Downloaden)
„Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust“, brachte es Helga Penz, ehemalige Leiterin des Kulturreferates der Orden, in ihrem Referat auf den Punkt. Und genau das war der Grund, warum diese Handreichung in Form einer 20seitigen Broschüre erarbeitet und - erstmalig in Österreich - veröffentlich wurde. Doch die Handreichung richtet sich nicht nur an Archivarinnen und Archivare, sondern auch an Oberinnen und Obere bzw. Verwaltungsverantwortliche, kurz gesagt, auch an die Stellen, wo Schriften und in der Folge archivierungswürdiges Schriftgut entsteht. Denn es würde auch die Arbeit wesentlich erleichtern, schon im Vorfeld im Auge zu behalten, welches Schriftstück Wert sei, für die Zukunft aufbewahrt zu werden und welches nicht.
Dabei haben sich die AutorInnen Christine Gigler, Gerald Hirtner, Helga Penz, Matthias Perstling und Petrus Schuster OSB bemüht, die Broschüre in einer Tonalität zu verfassen, die auch für nicht ausgebildete Archivarinnen und Archivare verständlich ist. „Wir müssen den systematischen Umgang mit digitalen Unterlagen jetzt angehen“, lautete das Resümee von Helga Penz. Jetzt sei der richtige Zeitpunkt, um eine geordnete digitale Ablage aufzubauen und damit auch eine digitale Archivierung zu ermöglichen. „Etwaige Probleme können wir nicht weiter hinausschieben“, so Helga Penz.
Weitere Referate hielten Marta Riess (Archiv der internationalen Atomenergiebehörde IAEO in Wien) über die Herausforderungen des Records Management und Michael Volpert (Archiv des Erzbistums München und Freising) über die Übernahme von analogen und digitalen Unterlagen ins Archiv. Der Beitrag von Ulrike Erben (Archiv der Erzdiözese Wien) gewährte mit ihrem Werkstattbericht einen Einblick in die Herausforderungen bei der Einführung eines ECM (Enterprise Content Management).
Am Studientag stellte sich auch das neue Organisationsteam vor. Es besteht aus Magdalena Egger (Diözesanarchiv Linz); Isabella Hödl-Notter (Archiv der Deutschsprachigen Provinz der Don Bosco Schwestern München) und Lukas Winder (Sacré Coeur Provinzarchiv Bregenz).
Der Studientag wird traditionell einmal im Jahr gemeinsam von der Fachgruppe der Archive der Kirchen und Religionsgemeinschaften im Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare, der ARGE Diözesanarchive, dem Referat für die Kulturgüter der Orden und dem Archiv der Erzdiözese Salzburg organisiert. Nächster Termin ist der 27. Jänner 2020.
Ein Druckexemplar derHandreichung „Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen“ können Sie im Referat für die Kulturgüter der Orden unter kulturgueter@ordensgemeinschaften.at anfordern oder hier als PDF downloaden.
[rsonnleitner]