Studientag: Zugänge zum Archiv im Fokus

Das Organisationsteam und die Referent:innen des Studientags: Daniel Haberler-Maier, Maximilian Alexander Trofaier, Herwig Mitter, Elisabeth Sebanz, Johannes Leitner (2. Reihe), Maria Sonnleithner, Lukas Winder (2. Reihe), Leonhard Baumgartl, Johanna Kößler, Bernhard Mertelseder (v.l.). (c) ÖOK/km

 

Bevor Archivgut benützt werden kann, haben Archive einige Aufgaben zu erfüllen: Dazu zählen die Schaffung rechtlicher Rahmenbedingungen in Form von Archiv- und Benützungsordnungen unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zudem gilt es, die Sichtbarkeit durch einen ansprechenden Internetauftritt zu erhöhen und die Erwartungen externer Benutzer:innen zu berücksichtigen, die häufig an familiengeschichtlichen Forschungen interessiert sind. Gleichzeitig ist die Pflege des Kontakts zur Verwaltung des Archivträgers als interner Benützungsgruppe von Bedeutung. Hier setzte der Studientag an.

 

Besondere rechtliche Regelungen für kirchliche Archive

Herwig Mitter, Bibliothekar am Verfassungsgerichtshof, sprach über den Zugang zu Kirchen- und Religionsarchiven aus Sicht des Rechts. Er legte dar, dass der Zugang zu kirchlichen Archiven rechtlich besonders geregelt ist und sich aus dem Zusammenspiel von staatlicher Neutralität in religiösen Fragen, korporativer Religionsfreiheit und Datenschutz ergibt. Kirchen haben laut Mitter weitgehende Selbstverwaltungsrechte und können ihre Archivordnungen grundsätzlich selbst festlegen, solange staatliche Gesetze beachtet werden. Ein allgemeines Informationsfreiheitsrecht gegenüber Kirchen- und Religionsarchiven bestehe nicht; Zugangsansprüche ergeben sich aus speziellen Rechtsgrundlagen. Da kirchliche Archive zu den Privatarchiven zählen und oft sensible personenbezogene Daten enthalten, gilt es die Regelungen der DSVGO (Datenschutzgrundverordnung) zu beachten. Die Achtung der Privatsphäre und der Grundrechte betroffener Personen habe oberste Priorität, der Archivzugang erfordere daher stets eine Abwägung zwischen Erkenntnisinteresse und Persönlichkeitsschutz.

 

Rund 70 Teilnehmer:innen lauschten dem Vortrag von Herwig Mitter über besondere rechtliche Regelungen für kirchliche Archive. (c) Johannes Leitner

 

Archiv- und Benutzungsordnung als Basis

Maximilian Alexander Trofaier aus dem Archiv des Schottenstifts sprach über die Archiv- und Benutzungsordnung in Ordensarchiven. Diese seien die Basis für eine geregelte Benutzung, sollten allerdings den tatsächlichen Gegebenheiten eines einzelnen Archivs entsprechen. Trofaier blickte mit den Teilnehmer:innen zunächst auf die Regelungen und bereits vorhandenen Vorlagen für die katholisch-kirchlichen Archive in Österreich. Auf Basis seiner praktischen Erfahrung machte er zudem Vorschläge zu Einzelaspekten, die häufig wenig Beachtung finden, für die Benutzer:innen jedoch eine bessere Orientierung ermöglichen.

 

Maximilian Alexander Trofaier aus dem Archiv des Schottenstifts sprach über die Archiv- und Benutzungsordnung in Ordensarchiven. (c) Lukas Winder

 

Unterschiede zwischen Theorie und Praxis

Johanna Kößler berichtete über die Benutzung aus der Perspektive des Archivs der Erzdiözese Wien und zeigte auf, dass sich Theorie und Praxis oft unterscheiden. Es gebe jährlich vierstellige Anfragen, vor allem von internen Stellen der Erzdiözese und externen Privatpersonen. Das Archiv diene Recherchen zu Gebäuden, Kunst, Jubiläen, Pfarrgeschichte und privater Ahnenforschung. Herausforderungen seien das Fehlen einer zeitlichen Eingrenzung bei Anfragen, fehlendes Wissen zum Lesen alter Schriften sowie hohe Erwartungen an digitalisiertes Schriftgut. Eine präzise Formulierung von Anfragen, etwa durch zeitliche Eingrenzung, seien daher besonders hilfreich.

 

Johanna Kößler erklärte, dass sich Theorie und Praxis der Archivbenutzung häufig unterscheiden. (c) Johannes Leitner

 

Zwischen Zugänglichkeit und Öffentlichkeitsarbeit

Daniel Haberler-Maier vom Kremser Stadtarchiv analysierte die öffentliche Wahrnehmung und Zugänglichkeit von Archiven im Spannungsfeld zwischen Verwaltungsauftrag, Nutzung und gesellschaftlichen Erwartungen. Er diskutierte strukturelle und kommunikative Herausforderungen moderner Archive. Im Fokus standen digitale Findmittel, Serviceorientierung und ressourcenschonende Öffentlichkeitsarbeit als zentrale Faktoren zur Stärkung der institutionellen Legitimation und gesellschaftlichen Verankerung von Archiven.

 

Daniel Haberler-Maier vom Kremser Stadtarchiv sprach über die öffentliche Wahrnehmung und Zugänglichkeit von Archiven im Spannungsfeld zwischen Verwaltungsauftrag, Nutzung und gesellschaftlichen Erwartungen. (c) Johannes Leitner

 

Künstliche Intelligenz in Archiven

Bernhard Mertelseder vom Tiroler Bildungsforum erläuterte anhand ausgewählter Beispiele aus der Tiroler Familienforschung das Einsatzpotenzial von Künstlicher Intelligenz bei Suchanfragen sowie die daraus resultierenden neuen Perspektiven für weiterführende Forschungsfragen. KI-basierte Anwendungen ermöglichten es dabei, komplexe Zusammenhänge und vielfältige Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Quellengattungen wie zum Beispiel Digitalisaten von Fotos, Meldekarteikarten, Rechnungsbüchern und weiteren archivalischen Beständen herzustellen.

 

Bernhard Mertelseder widmete sich in seinem Vortrag dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz. (c) Johannes Leitner

 

Veranstaltet wurde der Studientag Archive von der Fachgruppe der Archive der anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften im Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA), dem Bereich Kultur und Dokumentation der Österreichischen Ordenskonferenz, der ARGE der Diözesanarchive Österreichs und dem Archiv der Erzdiözese Salzburg.