Die digitale Welt
Digitalisierung, Digitale Langzeitarchivierung, KI … Themen die in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung gewinnen. Große, staatliche Archive und Bibliotheken beschäftigen sich immer stärker damit und passen sich der neuen Welt und den neuen Anforderungen an. Für Ordensarchive ist es hingegen schwerer, mit dem Druck und den Herausforderungen, alles digital bereitzustellen, mitzuhalten. In diesem kurzen Beitrag möchte ich umreißen, wie wir mit dem Thema Digitalisierung in Berührung gekommen sind und welche Erfahrungen wir bisher gesammelt haben.*
Im Regionalarchiv der Jesuiten in Wien haben wir, nach dem Ausrufen des ersten Covid-Lockdowns im Frühjahr 2020, über die Digitalisierung von Dokumenten und Büchern nachgedacht. Wir standen vor dem Problem, dass Unterlagen und Bücher, die benötigt wurden, in der Verwaltung und im Archiv physisch standen und nicht digital verfügbar waren, d. h. um in die benötigten Unterlagen einsehen zu können, mussten wir trotz Lockdown ins Büro fahren. Für diese Situation musste eine Lösung gefunden werden. Die naheliegendste, unkomplizierteste und einfachste Lösung war für uns: „Digitalisierung unserer Bestände!“ … aber stimmt das? Ist Digitalisierung wirklich „einfach“ und „unkompliziert“?
Mit der Geschäftsführung trafen wir die Entscheidung, in die Digitalisierung der Archiv- und Bibliotheksbestände zu investieren, sowie die Regionalverwaltung papierlos zu führen. Damit würden unsere Probleme gelöst sein und wir würden in die moderne und digitale Welt einsteigen. Das war zumindest unsere Vorstellung.
Zu beschließen, „Wir digitalisieren“ war ein guter Startpunkt, aber dadurch stellten sich die ersten Fragen: „Was sollen wir digitalisieren lassen?“, „Wie digitalisieren wir?“ und „Wer digitalisiert?“
Abb. 1: Litterae annuae Domus Proffesae Viennens, 1651–1689 © ECE-Provinz SJ
Ordensgemeinschaften werden zunehmend kleiner, die Mitglieder werden immer älter und übernehmen verschiedene Aufgaben. Daher bleiben auf den ersten Blick nur Mitarbeiter:innen oder Ehrenamtliche für diese Aufgabe übrig. Jedoch ist die Digitalisierung von ganzen Beständen keine Aufgabe, die nebenbei gemacht werden kann. Zusätzlich war und ist unsere Einstellung hierzu, dass wenn wir schon digitalisieren, dann sollte dies strukturiert und qualitätsvoll durchgeführt werden. Das heißt, wir benötigten ein geeignetes Gerät zur Digitalisierung der von uns gewünschten Bestände sowie jemanden, der über das nötige Know-how verfügt. In Wien würden wir dazu sagen: „Wir brauchen die eierlegende Wollmilchsau“. Das Problem des notwendigen Speicherplatzes lasse ich einmal außen vor.
Wir selbst konnten und können das in diesem Umfang nicht leisten und mussten daher die Digitalisierung auslagern. Das ist natürlich teurer, als selbst zu digitalisieren, aber für uns war es aus Kosten-Nutzen-Sicht effizienter.
Nach umfangreicher Recherche und dem Einholen vieler Angebote haben wir die Firma Mikrografija gefunden, die unsere Wünsche und Anforderungen erfüllen konnte. Damit wurden die ersten Probleme gelöst, doch die nächste Frage stellte sich sehr schnell: „Was schicken wir zum Digitalisieren und in welchem Umfang?“
Aufgrund der Erfahrungen während des Lockdowns und der Homeoffice-Situation entschlossen wir uns, intern benötigte Nachschlagewerke sowie ältere Jahrgänge von Jesuitenzeitschriften zu digitalisieren, deren neuere Hefte bereits digital vorlagen.
Die ersten Fragen, die uns die Digitalisierungsfirma stellte, waren: „In welchem Format möchten Sie die Digitalisate haben?“ und „Wie sollen sie benannt werden?“ Beide Fragen konnten wir relativ schnell beantworten. Die Digitalisate sollten als PDF-Format geliefert und nach der vorhandenen Signatur der physischen Medien benannt werden. Der Grund, warum wir als Format PDF gewählt hatten, war, dass sie im Gegensatz zu TIF weniger Speicherplatz benötigt, und mithilfe von OCR durchsuchbar ist.
Abb. 2: Index in omnes Epistolas et Ordinationes Praepositorum Generalium libris hujus Archivi inscriptas (=Verzeichnis aller in den Büchern dieses Archivs eingeschriebenen Briefe und Verordnungen der Generaloberen) © ECE-Provinz SJ
Zeitgleich mit dem Entschluss zur Digitalisierung wechselten wir in der Jesuitenbibliothek auf ein neues Bibliotheksprogramm, das einen eOPAC enthält. Dadurch konnten wir unseren physischen sowie digitalen Buchbestand katalogisieren und die angefertigten PDFs an das Katalogisat anhängen. Im letzten Schritt stellten wir die Katalogisate, inklusive PDFs, online, doch dadurch ergaben sich schon die nächsten Fragen. „Dürfen wir Digitalisate überhaupt ohne Beschränkungen online stellen?“ Urheberrecht und Datenschutz bei Digitalisaten – ein immer wichtiger werdendes Thema, bei dem es viel zu beachten gibt. „Welche Daten dürfen frei einsehbar und downloadbar sein und welche nicht?“ „Welche PDFs und eBooks sollten nicht öffentlich gestellt werden, selbst wenn man das dürfte?“ und „Wie können wir das umsetzen?“ Das sind Fragen, mit denen wir uns beschäftigen mussten.
Zeitschriften, bei denen wir Rechteinhaber sind, wie z. B.: die Zeitschriften „Jesuiten“ oder „Jesuiten weltweit“, und für die wir die Erlaubnis des Urhebers haben, sowie Bücher, bei denen das Urheberrecht abgelaufen ist, stellen wir auf unserer Bibliothekshomepage zur freien Verfügung. Doch was passiert bei E-Medien, bei denen die vorangegangenen Möglichkeiten nicht greifen und die öffentliche Bereitstellung nicht erlaubt ist?
Abb. 3: Introdvctio Ad Astronomiam. Das Originalbuch befindet sich im Benediktinerstift Seitenstetten (NÖ) unter der Sig MN II 39 © ECE-Provinz SJ
Hierbei möchte ich erwähnen, dass wir Bücher primär für den internen Gebrauch digitalisieren und auf unsere Homepage stellen, die öffentliche Einsichtnahme ist ein schöner Nebeneffekt für außenstehende Nutzer:innen, also ein „Nice-to-have“. Die Homepage selbst ist öffentlich zugänglich und einsehbar, also: „Was müssen wir tun, um zu gewährleisten, keine Urheberrechts- oder Datenschutzrechtsverletzungen zu begehen?“
Unsere Lösung: Proxy Server mit Passwortschutz! E-Medien, die einem Urheberrecht unterliegen, sind nur mit einem Passwort einsehbar und auch intern, im Haus, haben nicht alle die Login Daten. Die Zugangsdaten haben nur unser Geschäftsführer, die Archiv- und Bibliotheksmitarbeiter:innen und die Jesuiten im Haus. Aber warum haben eigentlich nicht alle Personen im Haus Zugriff auf die Dateien? Der Grund hierfür ist, dass die Jesuiten einen Haushalt bilden und daher das Urheberrecht bei Digitalisaten nicht greift, denn als Haushalt darf ich für den privaten Gebrauch meinen eigenen Bestand digitalisieren.
Abb. 4: Nachrichten der österreichisch-ungarischen Provinz SJ, Erstes Heft im Bestand, 1905 (heute: Jesuiten intern) © ECE-Provinz SJ
Bezüglich des Datenschutzes war die Problemlösung einfacher. Bei jedem Dokument, in dem persönliche Daten von lebenden Personen zu finden sind – z. B. Adresse und Handynummer – oder von Verstorbenen, bei denen die Schutzfrist noch nicht erloschen ist oder interne Informationen stehen, ist die Einsicht nur mit einem Login möglich. Berechtigte Personen besitzen die Daten meistens selbst. Beispiele hierfür wären die Kataloge der Provinz oder unser wöchentlicher Newsletter.
Damit konnten wir die zwei wichtigsten Probleme bei der Bereitstellung der digitalisierten Bestände lösen. Nach einer Zeit voller Fragen, Probleme und Lösungen konnten wir den Weg in eine digitale Welt bzw. ein digitales Archiv starten und diesen Weg gehen wir bis heute.
Allerdings haben sich die Bestände, die wir digitalisieren lassen, natürlich über die Jahre hinweg verändert. Nachdem die aus unserer Sicht wichtigsten Zeitschriften und Bücher für den internen Bedarf digitalisiert waren, haben wir weitere Bestände aus anderen Gründen zur Digitalisierung gegeben.
Ab einem gewissen Punkt ging es nicht mehr nur um die digitale Bereitstellung von Medien, sondern um die Archivierung und Sicherung unserer Bestände. Mikrofilme und Mikrofiche können nicht mehr ausgelesen werden, bei CDs und DVDs löst sich die Beschichtung auf, Fotos, die nicht richtig gelagert werden, verkleben, Klischees verschmutzen, sodass das Bild nicht mehr gut erkennbar ist und Dokumente vergilben. Alles Probleme, mit denen Archive zu kämpfen haben.
Abb. 5: Klischee: Porträt des Rektors des Kollegium Kalksburg, P. Andreas Kuhn SJ, bearbeitetes Digitalisat © ECE-Provinz SJ
Wir als Kirchenarchive, Diözesanarchive wie Ordensarchive, sind für die Wahrung der Geschichte zuständig und daher müssen wir sicherstellen, dass unsere Bestände so lange wie möglich archiviert und konserviert bleiben. Schlechte Lagerung, aber auch Katastrophen können dazu führen, dass unsere physischen Bestände beschädigt oder im schlimmsten Fall vernichtet werden. Durch die Digitalisierung können wir beschädigte Archivalien restaurieren und rekonstruieren lassen und bei Zerstörung wenigstens noch den Inhalt sichern.
Mir ist bewusst, dass unser Regionalarchiv in der privilegierten Lage ist, ein ausreichendes Budget zu haben, um im größeren Stil die Bestände zu katalogisieren und zu digitalisieren. Kleinere Archive oder Ordensgemeinschaften mit weniger Ressourcen haben diese Möglichkeit selten. Auch wenn Digitalisierung nicht immer kostengünstig ist, bin ich der Meinung, dass es wichtig ist, zumindest Teilbestände digitalisieren zu lassen bzw. diese selbst mit einem Dokumentenscanner oder Bücherscanner zu digitalisieren.
Am Ende stellt sich nur noch die Frage aller Fragen: „Lohnt sich die Digitalisierung in Ordensarchiven?“, oder anders gefragt: „Ist es für uns überhaupt notwendig, in der digitalen Welt zu bestehen und mit dem Wandel der Zeit und Technik mitzuhalten?“
Meiner Meinung nach ja! Nicht für die Sichtbarkeit nach Außen, auch wenn das ein schöner Nebeneffekt ist, sondern für die Langzeitarchivierung. Unsere Aufgabe ist die Wahrung, Erhaltung und Bereitstellung unserer Bestände. Heute gehört die Aufgabe der Digitalisierung und die darauffolgende Langzeitarchivierung einfach dazu. Wir müssen nicht unbedingt mit der sich immer schneller entwickelnden digitalen Welt mithalten, aber wir dürfen auch nicht die Augen davor verschließen. Wir, als Archivar:innen, können unsere Archive langsam, aber stetig und ohne Druck, in die digitale Welt überführen.
Isabella Zöchling schloss 2018 ihre Ausbildung zur Archivarin und Bibliothekarin ab und ist seither bei den Jesuiten in Wien tätig. Nach dem erfolgreichen Neuaufbau der hausinternen Bibliotheken leitet sie heute den Bereich Bibliothek, assistiert der Geschäftsführung und koordiniert die Archivarbeit, Digitalisierung sowie die Bestandserhaltung. Kontakt: isabella.zoechling@jesuiten.org
* Vortrag gehalten bei der Konferenz Europäischer Kirchenarchivare zum Thema "Kirchenarchive in einer sich wandelnden Welt – Herausforderungen und Chancen", die von 18.–20. Mai 2026 in Wien stattgefunden hat.