Archive

Warum ist eine Archiv- und Benützungsordnung notwendig?

Ein Archiv zu betreuen und zu verwalten bedeutet nicht nur für die Erschließung der Bestände zu sorgen, sondern das Wissen auch nutzbar zu machen – für die eigene Gemeinschaft, aber auch für Interessierte an Wissenschaft und Forschung. Eine Archiv- und Benützungsordnung sollte Basis eines jeden Archives sein, sie bietet Rechtssicherheit und zeigt klare Vorgaben. Neben der Definition der Aufgaben der Archivarin/des Archivars ist eine Auflistung der archivwürdigen Unterlagen darin festgelegt. Die Benützungsordnung stellt zudem klare Regelungen auf, wie die Handhabung mit den "historischen Schätzen" im Archiv erfolgen soll.

Muster für eine Archiv- und Benützungsordnung

Hier finden Sie eine Archiv- und Benützungsordnung zum Download

Wie gehe ich mit alten Fotosammlungen um?

Historische Fotos sind „Zeitzeugen“ für die Vielfalt und die Wirkungsbereiche der Ordensgemeinschaften. Sie stellen eine wichtige Quelle für den Erhalt des kollektiven Wissens über die Ordensgeschichte dar. Wichtig ist, sorgsam mit den empfindlichen Materialien umzugehen und eine möglichst kühle, sowie licht- und staubgeschützte Umgebung zu schaffen. Um die Fotografien zu schonen, sollten Handschuhe bei der Benützung getragen werden. Ebenso bietet sich eine Digitalisierung als Sicherheits- bzw. Ersatzmedium an.

Gibt es eine Möglichkeit, alte Dias oder Filme zu digitalisieren?

Wie gehe ich mit digitalem Archivgut um?

Fast alle Unterlagen, die in modernen Verwaltungen verwendet werden, entstehen auf elektronischen Geräten, vor allem dem PC, und sind digital. Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust. Die zu archivierenden digitalen Objekte sollten übersichtlich geordnet und richtig benannt sein. Eine gute digitale Ablage ist nicht nur für die Rechtssicherheit und eine effiziente Aktenführung wichtig, sie ist die unabdingbare Voraussetzung für eine digitale Langzeitarchivierung.

Hier finden Sie die Handreichung „Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen“ 

Was mache ich mit Nachlässen von Ordensangehörigen?

Nachlässe sind als Quelle für die Geschichte von großer Bedeutung. Neben rechtlich relevanten Unterlagen wie Testamente, Verträge und Rechtsurkunden bieten Korrespondenz und persönliche Aufzeichnungen einen wertvollen Blick auf die Aufgaben der Person innerhalb der Ordensgemeinschaft und deren Leben.

Hier finden Sie die Handreichung „Umgang mit Nachlässen“ 

Archiv- und Benützungsordnung

Das Archiv einer Ordensgemeinschaft wahrt gemäß den kirchenrechtlichen Vorschriften alle Dokumente, die sich auf die geistlichen und zeitlichen Angelegenheiten der Ordensgemeinschaft, seine Einrichtungen, Niederlassungen und Werke beziehen. Das Kirchenrecht schreibt den kirchlichen Institutionen vor, ein Archiv einzurichten und zu führen. Diesbezügliche Canones im CIC gelten nicht nur für die Diözesen, sondern auch für die Ordensgemeinschaften.

• Es erfüllt rechtliche, historische und pastorale Zwecke. Es dient zur Wahrung der Rechtssicherheit und unterstützt die Verwaltungsführung. Es dokumentiert die Tätigkeiten der Ordensgemeinschaft, dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit seines/ihres Wirkens und macht Informationen verfügbar.
• Das Archiv dient der Verkündigung, denn als Gedächtnisort überliefert es die Erfahrungen der Inkulturation des Evangeliums und verleiht der Tradition Konkretheit.
• Das historische Archiv bildet die Grundlage für Forschung, kirchliche Bildungsarbeit und Kulturvermittlung.
• Das Archiv liegt im Verantwortungsbereich des/der zuständigen Oberen/in. Mit der unmittelbaren Führung des Archivs kann der/die zuständige Oberen/in eine/n Archivar/in beauftragen.
• Die Bestände im Archiv werden auf Dauer verwahrt und sind unveräußerlich.
• Das Archivgut wird so verwahrt, dass es vor schädlichen Umweltweinflüssen, vor übermäßiger Wärme und Kälte, vor Feuer, Feuchtigkeit und Schmutz, vor unberechtigtem Zugriff und vor Diebstahl gesichert ist.

Seit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, 2018) ist die Unsicherheit, was archiviert werden darf und was zu löschen ist, groß. Die DSGVO erlaubt - bei Einhaltung bestimmter Bedingungen - dezidiert die Aufbewahrung von Daten (=Archivieren) über den Zeitpunkt hinaus, zu dem der ursprüngliche Zweck der Datenverarbeitung endet und die Daten sonst gelöscht werden müssten. Eine der Voraussetzungen ist, dass dies auf Basis einer Rechtsgrundlage geschieht. Jede Ordensgemeinschaft, die ihr Archiv nicht bereits in ihren Konstitutionen geregelt hat, benötigt daher eine Archivordnung. In dieser wird das Archiv definiert, Zuständigkeiten geklärt, der Vorgang der Archivierung sowie Sicherheit und Zugänglichkeit geregelt.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Archivzwecke "im öffentlichen Interesse" liegen müssen, das heißt, dass das Ordensarchiv grundsätzlich eine Zugänglichkeit für Dritte in der Archivordnung vorsehen muss. Das heißt aber nicht, dass Ordensgemeinschaften alle Unterlagen auf Verlangen von Forscher*innen vorlegen müssen – in einer Benützungsordnung kann und soll auch der Zugang von Forscher*innen eingeschränkt werden: es gibt zeitliche Einschränkungen (Schutzfristen), es wird kein Zugang zu ungeordneten, nicht erschlossenem, nicht bewerteten und nicht verzeichneten Unterlagen gegeben. Wir empfehlen Ordensgemeinschaften, ihre Archive der wissenschaftlichen Forschung zugänglich zu machen (und dort, wo es keine Tradition und Erfahrung mit Archivbenützern gibt wie bei den Stiftsarchiven, es auch darauf zu beschränken).

Wir stellen Ihnen eine Musterarchiv- und Benützungsordnung zur Verfügung und bitten, diese in Ihrer Gemeinschaft zu erlassen.

Hier finden Sie eine Archiv- und Benützungsordnung zum Download.

Notfallplan in Ordensarchiven und Bibliotheken (Muster)

Der Notfallplan wurde im Jahr 2017 von Mag. Larissa Rasinger MA für das Archiv des Schottenstifts in Wien erstellt. Er steht anderen Ordensarchiven und -bibliotheken in einer anonymisierten Version als Musterplan zur Verfügung.

Hier finden Sie den Muster-Notfallplan zum Download.

Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen

Fast alle Unterlagen, die in modernen Verwaltungen verwendet werden, entstehen auf elektronischen Geräten, vor allem dem PC, und sind digital. Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust.

Die Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs beschäftigt sich schon länger mit diesem Thema, etwa mit der Frage: Wie archiviere ich E-Mails oder mit der Digitalen Langzeitarchivierung.

Ordens- und Diözesanarchivare haben eine Arbeitsgruppe gebildet, um gemeinsame Lösungen für die digitale Archivierung für kirchliche Dokumente zu entwickeln. Eine Frucht dieser Arbeit ist eine Handreichung für Ordensleitungen und Ordensverwaltungen. Darin erfahren Sie, was Sie tun müssen, damit Sie Ihre E-Mails z.B. auch nach zehn Jahren noch lesen und Ihre Akten auch in zwanzig Jahren auf Ihrem PC noch wiederfinden.

Auch wenn Sie alles Wichtige ausdrucken, sollten Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit digitalen Unterlagen nicht vernachlässigen. Denn nur so können Sie diese an Ihre Nachfolgerinnen und Nachfolger weitergeben und für die Zukunft erhalten.

Wenn Sie eine oder mehrere Printausgaben für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen möchten, senden wir diese gerne zu (Anfrage an: kultur@ordensgemeinschaften.at).

Hier finden Sie die Handreichung zum Download

Führung der Personalakten durch Ordensangehörige

Das Führen der Personalakten gehört zu den verantwortlichen Aufgaben im Leitungsamt in den Ordensgemeinschaften. Das richtige Maß zu finden betreffend das Sammeln von Infor­mationen über die eigenen Ordensmitglieder ist nicht einfach.

• Was soll im Personalakt der Angehörigen einer Ordensgemeinschaft gesammelt werden?
• Welche Informationen sind nicht erforderlich?
• Wie kann ich den Personalakt gut strukturieren, so dass auch die nachfolgenden Verantwortlichen im Leitungsamt gut geordnete Informationen erhalten?
• Welche (datenschutz-)rechtlichen Bestimmungen sind dabei zu beachten?
• Wie ist bei der Aufbewahrung und Archivierung vorzugehen?

Das sind Fragen, die oft im Alltag gestellt werden. Das Generalsekretariat der Österreichischen Ordenskonferenz hat in der vorliegenden Handreichung zum Führen eines Personalakts die wichtigsten Informationen gesammelt, die dabei beachtet werden sollten. 

Hier finden Sie die Handreichung "Führung der Personalakten für Ordensangehörige" zum Download.

Umgang mit Nachlässen

Zum Umgang mit schriftlichen Nachlässen von Ordensangehörigen hat die Arbeitsgemeinschaft der deutschen Ordensarchive (AGOA) im Jahr 2004 eine Handreichung erstellt.

Hier finden Sie die Handreichung "Umgang mit Nachlässen" zum Download. 

Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive

Die kirchlichen Archive erfüllen rechtliche, historische und pastorale Zwecke. Dies hat die "Päpstliche Kommission für die Kulturgüter der Kirche" in ihrem Text "Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive" im Schreiben vom 2. Februar 1997 festgehalten. Auf Deutsch veröffentlicht wurde der Text in den Arbeitshilfen 142, hg. v. Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz , Bonn 1998.

Hier finden Sie das Schreiben zur pastoralen Funktion der kirchlichen Archive zum Download. 

Archivdatenbank

Eine Archivdatenbank verwaltet die Informationen archivischer Findmittel. Als Service bietet die Österreichische Ordenskonferenz allen Orden in Österreich eine kostenlose Archivdatenbank. Zur Ausführung werden die Programme Microsoft Access 2007 oder Microsoft Access 2010 benötigt.

Bei Interesse bitte um Kontaktaufnahme: kultur@ordensgemeinschaften.at