Ordnungen für die Benutzung

Kirchliche Archive tragen Verantwortung für das historische Gedächtnis der Kirche und sollen laut kirchlichen Vorgaben für die Forschung und Öffentlichkeit zugänglich sein. Zugleich erfordert die DSGVO klare rechtliche Grundlagen für Archivierung und Nutzung. Der Beitrag beleuchtet Archiv- und Benutzungsordnungen in österreichischen Diözesan- und Ordensarchiven und zeigt am Beispiel des Wiener Schottenstifts, wie Regelwerke praxisnah gestaltet und weiterentwickelt werden können.*

Das also ist die Aufforderung an die kirchlichen Archive in der katholischen Kirche – explizit nicht nur an die Diözesanarchive, sondern auch an die Archive anderer kirchlicher Einrichtungen und insbesondere an die Ordensarchive – für die Benutzung durch Externe offen zu stehen.

Zu dieser sanften Aufforderung ist mit der 2018 in Kraft getretenen europäischen Datenschutz-Grundverordnung eine harte Erfordernis dazugekommen.^[4] Damit ein kirchliches Archiv personenbezogene Daten noch lebender Personen aufbewahren und verarbeiten darf, bedarf es nämlich – vereinfacht gesprochen – eines rechtsverbindlich festgelegten Auftrags der jeweiligen Institution zur Archivierung in Form einer Archivordnung oder einer ähnlichen Norm sowie einer Benutzungsordnung, welche in Kombination den Zugang zu diesen Daten regeln.

Archivordnungen für österreichische Diözesan- und Ordensarchive

Archivbenutzung kann nicht ausschließlich auf einer Benutzungsordnung fußen, sondern benötigt als Grundlage entsprechende Regelungen in einer Archivordnung, weshalb deren Bedeutung für die Benutzung nicht übersehen werden sollte. Betrachtet man unterschiedliche Ordnungen in kirchlichen Archiven, dann lässt sich gar feststellen, dass manche nutzungsrelevante Aspekte je nach Archiv in der einen oder in der anderen Ordnung geregelt werden. Deshalb erscheint es geboten, stets auch das Zusammenspiel dieser beiden Ordnungstypen im Blick zu haben.

In der 2021 in Kraft getretenen Ordnung für die kirchlichen Archive Österreichs (KAO‑Ö) wird die Nutzung von Archivgut in § 8 geregelt, wobei dort explizit vorgeschrieben ist, dass diese nach Maßgabe sowohl der Archivordnung als auch einer auf ihrer Grundlage zu erlassenden Benutzungsordnung zu erfolgen hat.^[5]

Dieser Vorgabe nachkommend hat die Arbeitsgemeinschaft der Diözesanarchive 2022 eine Handreichung mit zwei Muster-Benutzungsordnungen – eine für die Benutzung eines Diözesanarchivs, eine für jene von Pfarrarchiven – vorgelegt, die von manchen der österreichischen Diözesanarchive übernommen wurden, wohingegen andere ihre bereits vorhandenen älteren Ordnungen weiterbehalten bzw. angepasst haben.^[6]

Die KAO-Ö gilt prinzipiell für jegliche Archivierung von Unterlagen, die bei katholisch-kirchlichen Rechtsträgern und deren Einrichtungen in Österreich entstehen oder vorliegen, mit Ausnahme der Österreichischen Bischofskonferenz.^[7] Für die Institute des geweihten Lebens – nicht aber für die Gesellschaften des apostolischen Lebens – gibt es jedoch eine Ausnahmebestimmung: Sie können für sich stattdessen auch andere angemessene Regelungen in ihrem Eigenrecht verankern.^[8] Das bedeutet aber auch: Wenn ein Institut nicht über eigene das Archiv betreffende Regelungen verfügt, dann muss es die allgemeine kirchliche Archivordnung in Kraft setzen, ist dieser also mehr oder weniger automatisch unterstellt.

Für die so privilegierten Archive bietet die Österreichische Ordenskonferenz eine von der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive 2015 erarbeitete und zuletzt 2022 überarbeitete Musterordnung als kombinierte Archiv- und Benützungsordnung zum Download an.^[9] Diese kann entweder zur Gänze übernommen oder aber auch individuell für die eigenen Gegebenheiten angepasst werden. Das Nutzbarmachen von Archivgut kommt in dieser Muster-Archivordnung bereits mehrfach im § 2 bei den Aufgaben der Archivarin/des Archivars vor, zudem widmet sich § 4 der Archivbenützung.

Die Archivordnung wie auch die Benutzungsordnung eines Ordensarchivs müssen von der gemäß Eigenrecht zuständigen Stelle erlassen werden. In der Regel wird die Archivarin bzw. der Archivar eigenrechtlich nicht die Kompetenz haben, selbst eine eigenrechtliche Regelung zu erlassen; zuständig wird vermutlich vielmehr der oder die höhere Obere sein. Eine Kenntnis des Eigenrechts des eigenen Instituts seitens des Archivs ist somit unabdingbar.

Von der Archivordnung zur Benutzungsordnung

Im Wiener Schottenstift wurde 2016 eine Archivordnung erlassen, die sich wesentlich an der Musterordnung der Ordensarchive aus 2015 orientierte, dabei aber zugleich ältere eigene Regelungen und Formulierungen miteinbezog. Auch hier war die Benutzungsordnung somit eine Zeit lang im gleichen Dokument an die Archivordnung gekoppelt. Infolge der 2022 erfolgten Vereinigung der Leitung des Archivs mit der Leitung der Bibliothek wurde jedoch 2023 die Entscheidung für einen neuen Weg getroffen: Zum einen wurden, um die jeweiligen Eigenheiten der beiden miteinander verknüpften, aber doch grundsätzlich voneinander zu unterscheidenden Einrichtungen Archiv und Bibliothek weiterhin besser berücksichtigen zu können, die bestehende Archivordnung überarbeitet und eine gänzlich neue Bibliotheksordnung erlassen.^[10] Letztere lehnt sich zwar an erstere an, weist aber dort, wo es notwendig ist – etwa bei den Zwecken und Aufgaben oder bei der Benutzungsberechtigung – auch wesentliche Unterschiede auf. Da es jedoch nicht praktikabel erschien, dass für eine Benutzerin oder einen Benutzer, je nachdem, womit oder woran sie oder er gerade arbeitete, am gleichen Arbeitsplatz zwei unterschiedliche Benutzungsordnungen gelten sollten, wurden diese beiden Ordnungen zum anderen nun ergänzt durch eine überarbeitete gemeinsame Benutzungsordnung für Archiv und Bibliothek.^[11] Dies bedeutet nicht, dass es gar keiner Differenzierung bei der Benutzung dieser beiden Bereiche bedarf. Dort wo es erforderlich ist, gibt es auch in der neuen Benutzungsordnung sehr wohl Bestimmungen, die sich ausschließlich auf Archivgut beziehen – beispielsweise zu Schutzfristen – oder aber ausschließlich auf Bibliotheksgut – beispielsweise zur Ausleihe – aber dort, wo es um die organisatorische Abwicklung der Benutzung geht, ist eine Einheitlichkeit schlicht besser vermittelbar und benutzerfreundlicher.

Die Umsetzung einer solchen gemeinsamen Benutzungsordnung ist dann natürlich leichter möglich, wenn die Leitung verschiedener Bereiche in einer Hand vereinigt ist. Trotzdem erscheint es aber auch für jene Institutionen, in denen das nicht der Fall ist, durchaus erstrebenswert, gemeinsam eine Benutzungsordnung für alle Bereiche zu erarbeiten oder zumindest die einzelnen Ordnungen in ihrem Aufbau und ihren Formulierungen aufeinander abzustimmen. Dies verlangt zwar eine sicher nicht geringe Koordinierungsarbeit, kann aber die Orientierung für Benutzerinnen und Benutzer wesentlich verbessern.

Die notwendige Überarbeitung der Benutzungsordnung im Schottenstift hatte einen weiteren Effekt – sie bot nämlich die Gelegenheit, aus praktischen Erfahrungen des Alltags heraus erkannte Unzulänglichkeiten der bisherigen Ordnung zu adressieren und Aspekte zu ergänzen, die bis dahin abgegangen waren. An dieser Stelle sei daher noch auf einzelne solche Punkte und Überlegungen eingegangen.

Es lässt sich feststellen, dass viele Benutzungsordnungen von Archiven in erster Linie auf die persönliche Einsichtnahme in Archivgut durch externe Benutzerinnen und Benutzer im Archiv fokussieren. Darüber hinaus werden am ehesten noch Ausleihen für Ausstellungen angesprochen. Die Benutzung eines Archivs ist aber deutlich vielfältiger und diese Vielfalt der Benutzung sollte sich auch in der Benutzungsordnung widerspiegeln. Benutzung umfasst bereits die schriftliche oder telefonische Kontaktaufnahme mit dem Archiv, die Einholung schriftlicher Auskünfte, die mündliche Beratung, die Recherche in Findmitteln und Handbibliotheken, eventuell auch die Nutzung von Online-Angeboten des Archivs bis hin zur Besichtigung oder anderwärtigen Nutzung von Räumlichkeiten des Archivs. Natürlich lässt sich all dies auch in unterschiedlichen separaten Ordnungen regeln – übersichtlicher macht das die Sache für Benutzerinnen und Benutzer aber nicht unbedingt. Eine Benutzungsordnung, die wirklich diesem Begriff entsprechen will, sollte daher möglichst alle relevanten Themen abdecken, nicht nur die klassische persönliche Archivalienbenutzung, oder zumindest dort, wo es einen detaillierteren Regelungsbedarf in einer separaten Ordnung gibt, auf das Vorhandensein dieser Ordnungen verweisen – ja, mehr noch, die Rechtsgrundlage für diese separaten Ordnungen bilden.

Häufig geschieht dies etwa bei Tarif- und Gebührenordnungen. Sind diese nicht in die Benutzungsordnung integriert, dann können Tarife leichter und unkomplizierter angepasst werden, ohne dabei gleich die ganze Benutzungsordnung ändern zu müssen. Manche Archive lagern auch die konkreten Verhaltensregeln für den Lesesaal in eine eigene Hausordnung aus, was allerdings oftmals etwas unübersichtlich werden kann, da eine klare Grenzziehung, ab welchem konkreten Schritt der Benutzung von der einen zur anderen Ordnung überzuwechseln ist, nicht immer offensichtlich ist. Im Schottenstift gibt es etwa auch eine separate Besuchsordnung für Besichtigungen und Besuche zu wissenschaftlichen oder unterrichtlichen Zwecken.^[12] Die grundsätzlichen Möglichkeiten werden in der Benutzungsordnung angesprochen, die Details in der Besuchsordnung ausgebreitet. Die Kompetenz zur Regelung der Besichtigungen wird wiederum in der Archivordnung bei den Aufgaben des Archivars grundgelegt.

Zur Widerspiegelung der Vielfalt der Benutzung gehört auch, dass sich die Benutzungsordnung nicht nur an externe, sondern auch an interne Benutzerinnen und Benutzer richten sollte. Natürlich ist es im Archiv völlig legitim – ja, sogar geboten – interne Anfragen anders zu behandeln als externe Anfragen. Diese Differenzierung sollte aber auch in der Benutzungsordnung zum Ausdruck kommen, denn selbst wenn für interne Benutzerinnen und Benutzer vielleicht weniger strenge Regelungen gelten, so erfolgt deren Archivbenutzung doch nicht völlig ungeregelt. Die Grenzen mögen vielleicht andere sein, aber auch diese gehören ordentlich demarkiert und kommuniziert.

Eine nicht unwesentliche Formalie, welche in der Praxis leider allzu oft vergessen wird, ist die Inkrafttretensbestimmung. Jede Norm sollte auch darüber Auskunft geben, seit wann sie gilt. Es ist nichts Pedantisches daran, wenn am Ende einer Benutzungsordnung – und jeder anderen Ordnung – nicht nur angegeben wird, wann sie in Kraft getreten ist, sondern auch, welche Vorgängerversion sie womöglich abgelöst hat.

Selbstverständlich sollte die Benutzungsordnung, wenn man denn über eine eigene Website verfügt, dort auch wirklich auffindbar sein – und zwar leicht auffindbar. Kurz und knackig gestaltete freundliche Anleitungen, oft in einem Frage-Antwort-Schema, sind im Sinne einer möglichst barrierefreien Verständlichkeit sicher wichtig, trotzdem sollte aber in klar strukturierter Form auch ersichtlich sein, was nun eigentlich tatsächlich gilt. Wenn seitens des Archivs der unbedingte Wunsch besteht, nicht nur die vermeintlich schnöde Ordnung wiederzugeben, dann kann die Ordnung auch einfach im Anschluss an die vielleicht eingängigeren Erklärungen zum Download angeboten werden – doch irgendwo auf der Website sollte wirklich der Begriff „Benutzungsordnung“ aufscheinen. Das erleichtert nicht nur den Benutzerinnen und Benutzern die Suche, sondern ermöglicht dem Archiv auch, gezielt darauf zu verweisen.

Fazit

Die Erarbeitung einer Benutzungsordnung sollte nicht als einmalig zu erledigende Aufgabe angesehen werden, der man nach Inkraftsetzung keinen Gedanken mehr widmen muss. Vielmehr erscheint auch in Archiven, die bereits über eine Benutzungsordnung verfügen, eine Überprüfung geboten, ob diese wirklich den im eigenen Archiv entspricht und sich nicht nur in Allgemeinplätzen ergeht. Bei einer Benutzungsordnung geht es nicht nur um Verbote und Gebote – vielmehr soll sie die Benutzung in geregelte Bahnen lenken und damit die Arbeit für beide Seiten erleichtern. Je übersichtlicher und verständlicher sie ist, desto eher halten sich Benutzerinnen und Benutzer auch daran. Wenn für eine Benutzerin bzw. einen Benutzer bereits aus der Benutzungsordnung alle Möglichkeiten und Unmöglichkeiten hervorgehen, dann entsteht zudem nicht so leicht der Eindruck von Willkür. Mit einer guten Benutzungsordnung lassen sich viele Probleme mit Benutzerinnen und Benutzern abfangen und entschärfen. Sie stellt somit die Basis einer für beide Seiten gewinnbringenden Nutzungserfahrung dar.

Maximilian Alexander Trofaier studierte Geschichte, dann Geschichtsforschung, Historische Hilfswissenschaften und Archivwissenschaft an der Universität Wien und wurde dort 2017 promoviert. Seit 2012 ist er im Schottenstift in Wien mit der Leitung des Stiftsarchivs, seit 2022 zudem mit der Leitung der Stiftsbibliothek betraut. Daneben war er von 2013 bis 2025 Vorstandsmitglied der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs sowie Vorstandsmitglied des Verbands Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Kontakt: ma.trofaier@schottenstift.at

* Vortrag gehalten beim Studientag „Forschen willkommen! Zugänge zum Archiv gestalten“ der Fachgruppe der Archive der Kirchen und Religionsgemeinschaften des Verbands Österreichischer Archivarinnen und Archivare am 26. Jänner 2026 in Salzburg (Überarbeitete Fassung).

^[1] Päpstliche Kommission für die Kulturgüter der Kirche, Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive. Schreiben vom 2. Februar 1997, hg. vom Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz (Arbeitshilfen 142, Bonn 1998 [22016]) 32 [40].

^[2] Ebd., 32 [40f.].

^[3] Ebd., 32f. [41].

^[4]Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), kundgemacht im Amtsblatt der Europäischen Union L 119 vom 4. Mai 2016, 1–88.

^[5] § 8 Abs. 1 derOrdnung für die kirchlichen Archive Österreichs (KAO-Ö), kundgemacht im Amtsblatt der Österreichischen Bischofskonferenz Nr. 83 vom 1. Juni 2021, 10–15. Bereits grundgelegt wird die Zugänglichkeit zum Archivgut – so wie in den meisten Archivordnungen und Archivgesetzen – in den Begriffsbestimmungen in § 3, wenn dort festgehalten ist, dass Archivierung auch die Bereitstellung von Archivgut für die Nutzung beinhaltet. Zum Hintergrund der Überarbeitung der kirchlichen Archivordnung vgl. Christine GIGLER, Diözesan- und Ordensarchive in Österreich. Aktuelle Herausforderungen bei der Zusammenarbeit, in: Mitteilungen zu den Kulturgütern der Orden 6 (2021) 59–74, hier 62–64; sowie die Zusammenfassung eines Vortrags derselben im Tagungsbericht von Magdalena EGGER–Johannes LEITNER–Lukas WINDER, 15 Jahre Fachgruppe für kirchliche Archive. Kontinuität und Umbrüche im Archivwesen. Studientag der VÖA-Fachgruppe der Archive der anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften, in: Scrinium 76 (2022) 162–166, hier 165f.

^[6] Handreichung Benützer*innenordnung Diözesanarchive 2022 und Handreichung Benützer*innenordnung Pfarrarchive 2022, erstellt von einer Arbeitsgruppe der ARGE Diözesanarchive Österreichs im Februar 2022. Ich danke den ehemaligen Vorsitzenden der Arbeitsgemeinschaft Klaus Birngruber und Karl Kollermann für die Übermittlung dieser Unterlagen! Der genaue Wortlaut dieser Musterordnungen kann online etwa anhand der beiden Benützungsordnungen des Diözesanarchivs Wien nachvollzogen werden, welche auf dessen Website einsehbar sind: https://www.erzdioezese-wien.at/pages/inst/14428073/service/archivbenuetzung [Auf alle in diesem Beitrag angegebenen Hyperlinks wurde zuletzt zugegriffen am 23.02.2026].

^[7] § 1 Abs. 1 KAO-Ö (wie Anm. 5).

^[8] § 1 Abs. 2 KAO-Ö (wie Anm. 5).

^[9] Muster-Archiv- und Benützungsordnung der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive, online abrufbar unter https://www.ordensgemeinschaften.at/kultur/fachbereiche/archive. Bereits 2005 hatte die ARGE Ordensarchive Richtlinien zur Abfassung jeweils eigener Archivordnungen präsentiert. Richtlinien zur Sicherung und Nutzung der Ordensarchive. Präsentiert von der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive, in: Ordensnachrichten 45,2 (2006) 25–30. Vgl. Helga PENZ, Die Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs. Erinnerungen und Danksagungen, in: Mitteilungen zu den Kulturgütern der Orden 8 (2023) 143–160, hier 149. Zur Überarbeitung im Jahr 2022 vgl. Iris FORSTER, Novellierte Musterarchiv- und Benützungsordnung (4.11.2022), https://www.ordensgemeinschaften.at/kultur/aktuelles/news/article/7976.html.

^[10] Archivordnung des Schottenstifts vom 12. Juni 2023, online abrufbar unter https://schotten.wien/stift/stiftsarchiv; Bibliotheksordnung des Schottenstifts vom 12. Juni 2023, online abrufbar unter https://schotten.wien/stift/stiftsbibliothek.

^[11] Benutzungsordnung des Archivs und der Bibliothek des Schottenstifts vom 12. Juni 2023, online abrufbar unter https://schotten.wien/stift/stiftsarchiv und https://schotten.wien/stift/stiftsbibliothek.

^[12] Besuchsordnung des Archivs und der Bibliothek des Schottenstifts vom 14. September 2023, Auszug online abrufbar unter https://schotten.wien/stift/stiftsbibliothek.