Das Archiv einer Ordensgemeinschaft wahrt gemäß den kirchenrechtlichen Vorschriften alle Dokumente, die sich auf die geistlichen und zeitlichen Angelegenheiten der Ordensgemeinschaft, seine Einrichtungen, Niederlassungen und Werke beziehen. Das Kirchenrecht schreibt den kirchlichen Institutionen vor, ein Archiv einzurichten und zu führen. Diesbezügliche Canones im CIC gelten nicht nur für die Diözesen, sondern auch für die Ordensgemeinschaften.
- Es erfüllt rechtliche, historische und pastorale Zwecke. Es dient zur Wahrung der Rechtssicherheit und unterstützt die Verwaltungsführung. Es dokumentiert die Tätigkeiten der Ordensgemeinschaft, dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit seines/ihres Wirkens und macht Informationen verfügbar.
- Das Archiv dient der Verkündigung, denn als Gedächtnisort überliefert es die Erfahrungen der Inkulturation des Evangeliums und verleiht der Tradition Konkretheit.
- Das historische Archiv bildet die Grundlage für Forschung, kirchliche Bildungsarbeit und Kulturvermittlung.
- Das Archiv liegt im Verantwortungsbereich des/der zuständigen Oberen/in. Mit der unmittelbaren Führung des Archivs kann der/die zuständige Oberen/in eine/n Archivar/in beauftragen.
- Die Bestände im Archiv werden auf Dauer verwahrt und sind unveräußerlich.
- Das Archivgut wird so verwahrt, dass es vor schädlichen Umweltweinflüssen, vor übermäßiger Wärme und Kälte, vor Feuer, Feuchtigkeit und Schmutz, vor unberechtigtem Zugriff und vor Diebstahl gesichert ist.
Seit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, 2018) ist die Unsicherheit, was archiviert werden darf und was zu löschen ist, groß. Die DSGVO erlaubt - bei Einhaltung bestimmter Bedingungen - dezidiert die Aufbewahrung von Daten (=Archivieren) über den Zeitpunkt hinaus, zu dem der ursprüngliche Zweck der Datenverarbeitung endet und die Daten sonst gelöscht werden müssten. Eine der Voraussetzungen ist, dass dies auf Basis einer Rechtsgrundlage geschieht. Jede Ordensgemeinschaft, die ihr Archiv nicht bereits in ihren Konstitutionen geregelt hat, benötigt daher eine Archivordnung. In dieser wird das Archiv definiert, Zuständigkeiten geklärt, der Vorgang der Archivierung sowie Sicherheit und Zugänglichkeit geregelt.
Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Archivzwecke "im öffentlichen Interesse" liegen müssen, das heißt, dass das Ordensarchiv grundsätzlich eine Zugänglichkeit für Dritte in der Archivordnung vorsehen muss. Das heißt aber nicht, dass Ordensgemeinschaften alle Unterlagen auf Verlangen von Forscher*innen vorlegen müssen – in einer Benützungsordnung kann und soll auch der Zugang von Forscher*innen eingeschränkt werden: es gibt zeitliche Einschränkungen (Schutzfristen), es wird kein Zugang zu ungeordneten, nicht erschlossenem, nicht bewerteten und nicht verzeichneten Unterlagen gegeben. Wir empfehlen Ordensgemeinschaften, ihre Archive der wissenschaftlichen Forschung zugänglich zu machen (und dort, wo es keine Tradition und Erfahrung mit Archivbenützern gibt wie bei den Stiftsarchiven, es auch darauf zu beschränken).
Wir stellen Ihnen eine Musterarchiv- und Benützungsordnung zur Verfügung und bitten, diese in Ihrer Gemeinschaft zu erlassen.
Hier finden Sie eine Archiv- und Benützungsordnung zum Download: archiv_benuetzungsordnung.doc
