Einstieg in ein spannendes Arbeitsumfeld - Einführungstag Ordensarchive

Die Teilnehmenden des Einführungstages Ordensarchive. (c) Maximilian A. Trofaier

Karin Mayer, Leiterin des Bereichs Kultur und Dokumentation der Österreichischen Ordenskonferenz, machte auf die unterschiedlichen Strukturen und Merkmale der selbständigen Klöster und Orden mit Provinzstrukturen aufmerksam. Statistische Zahlen verdeutlichten die teils großen Unterschiede der Genese der Frauen- und Männerorden während der Zeitspanne vom Mittelalter bis in die Gegenwart. Für Staunen sorgte auch die große Spanne zwischen den einzelnen Archiven, deren Zahlen im Rahmen einer statistischen Umfrage im Jahr 2021 ermittelt wurden: So kann ein Archiv zwischen 2 qm und 850 qm groß sein!

Was ist ein Archiv?

Dieser, scheinbar einfachen Frage ging Gerald Hirtner, Vorstandsvorsitzender der ARGE der Ordensarchive Österreichs und Stiftsarchivar der Erzabtei St. Peter in Salzburg in seinem interaktiven Vortrag nach. In Gruppenarbeiten wurden 5 Fragen zu diesem komplexen Thema erarbeitet. So galt es herauszufinden, was, wie, wo und wann es ein Archiv ist und wann nicht von einem Archiv gesprochen werden kann. Die Ergebnisse wurden gemeinsam aufgearbeitet und zahlreiche Fragen wurden beantwortet.

Miriam Trojer, Leiterin des Archives des Prämonstratenserstiftes Wilten schilderte die Tätigkeiten einer Archivarin/eines Archivars aus der Praxis. Gleich zu Beginn wurde die Sicht von Außen auf die Tätigkeiten einer Archivarin/eines Archivars und die tatsächliche Archivarbeit anhand von Bildmaterial gegenübergestellt. Die einzelnen Schritte in der Archivarbeit wie beispielsweise die Bewertung, die Übernahme, das Erschließen, wurden von den Teilnehmenden gemeinsam mit Miriam Trojer in eine praxisnahe Reihenfolge gebracht und der theoretischen Ordnung gegenübergestellt. Dabei wurde konkret auf die Grundaufgaben eingegangen, die in allen Archiven gleich ist: Archivieren, Beraten und Sensiblisieren. Insbesonders der Punkt des Sensibilisierens  auf die Arbeit in einem Archiv wurde herausgestrichen. Dessen Wirkung und allgemeine Nutzen, der aus dieser Arbeit resultiert, sollte nach innen und außen vermittelt werden, um vom Orden und auch von der Öffentlichkeit besser wahrgenommen zu werden.

Die einzelnen Arbeitsschritte einer Archivarin/ eines Archivars werden gemeinsam mit den Teilnehmenden gesammelt. (c) ÖOK/if

Wie wichtig auch die Beschäftigung mit Rechtsfragen ist, verdeutlichte Gerald Hirtner im darauffolgenden Referat. Neben den staatlichen Regelungen wie den "archivrelevanten" Bundesgesetzen gilt es auch kirchliche und eigenrechtliche Regelungen zu beachten. Fragen rund um den Umgang mit Leihverkehr oder die Verbringung von Archivgut und die damit verbundenen gesetzlichen Vorgaben wurden diskutiert. Gerald Hirtner betonte auch die Wichtigkeit der Erlassung einer Archivordnung und wies auf die im Jahr 2022 erneuerte und juristisch überprüfte Musterarchiv- und Benützungsordnung des Bereichs Kultur und Dokumentation, die in Zusammenarbeit der ARGE Ordensarchive entstanden ist, hin.

Welche Verpackungsmaterialien schädlich für das Archivgut sind und wie man es schützen kann zeigte Iris Forster, Referentin für Archive im Bereich Kultur und Dokumentation anhand von Beispielen aus der eigenen Arbeit als Archivarin. Die Bestandserhaltung beinhaltet zahlreiche Maßnahmen, die zur Erhaltung des Archivguts beitragen. Neben präventiven und restauratorischen Maßnahmen wurden auch die Schäden am Archivgut erklärt und mögliche Lösungen aufgezeigt. 

Abschließend erläuterte Lukas Winder, Mitarbeiter des CEU Provinzarchivs des Sacré Coeur Wien die Grundlagen der digitalen Archivierung. Er betonte die Notwendigkeit, sich nicht nur der Arbeit am analogen Archivgut zu widmen, sondern sich auch Grundlagen der digitalen Archivierung anzueignen, da künftig auch digitale Unterlagen übernommen werden müssen. Notwendig dabei ist klare Ziele zu definieren und personelle wie budgetäre Ressourcen abzuklären. Was man beispielsweise unter Metadaten versteht und welche "digitale Vorsorge" man auch in kleinen Archiven treffen kann, rundete den Vortrag ab.

Nach einer gemeinsamen Stärkung und einem gemütlichen Austausch durften die Teilnehmenden im Archiv des Schottenstiftes "einen Blick hinter die Kulissen" werfen. Im Hintergrund der beeindruckenden, aus dem 18. Jahrhundert stammenden Aktenschränken mit Laden zur Aufbewahrung von Akten, wurden einzelne Archivalien präsentiert und die praktische Herangehensweise im Umgang damit erläutert. Besonders die Aufarbeitung der Bildsammlung stieß auf Interesse und zahlreiche Fragen wurden von Stiftsarchivar Maximilian A. Trofaier beantwortet.

Archivar Maximilian A. Trofaier gab einen Einblick in die Praxis im Stiftsarchiv der Benediktinerabtei Unserer Lieben Frau zu den Schotten  (c) Gerald Hirtner