Das Archiv der Vereinigung der Frauenorden Österreichs

Mitten im Herzen von Wien auf der Freyung, im Büro der Ordensgemeinschaften, ist das Archiv der Vereinigung der Frauenorden Österreichs (VFÖ) untergebracht. In den letzten Monaten wurde es erschlossen, bewertet und verpackt.

Es handelt sich dabei um ein eher junges Archiv, da erst im Dezember 2019 die neu konstituierte Ordenskonferenz ihre Tätigkeit aufgenommen hat. Dennoch blickt man bei der Erschließung der Archivbestände auf eine reiche „Überlieferungskultur“ zurück, welche im Jahr 1966 im Zuge ihrer Gründung ihren Ursprung hat. Wer nun denkt, dass sich nur für die Verwaltung relevante Dokumente aus der Genese der Vereinigung im Archiv befinden, der irrt.

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Von wegen alt und verstaubt…

In 46 Archivkartons lagern neben dem schriftlichen Niederschlag in Form von beispielsweise zahlreichen Sitzungsprotokollen, Einladungen, Tagungsunterlagen, Korrespondenz und Statuten auch das Gründungsdekret der Vereinigung der Frauenorden von 1966.

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Außerdem finden sich spannende, audiovisuelle Medien in den Archivbeständen. Der Bestand des Medienarchives beinhaltet eine reichhaltige Diasammlung, Kassetten- und sogar Tonbandaufnahmen von verschiedenen Tagungen. Insbesondere die Dias werden seit ihrer Bekanntheit gerne für verschiedene Projekte von unserem Medienbüro verwendet. Die für das Archiv relevanten Datenträger wurden nach konservatorischen Richtlinien in entsprechenden Umschlägen und Archivkartons umverpackt, sowie zum Großteil von einer extern beauftragten Firma digitalisiert. Dadurch wird eine längere Haltbarkeit gewährleistet und die Digitalisate können für die Öffentlichkeitsarbeit und andere Projekte gut genutzt werden.

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Die neu angekauften Archivkartons und Mappen wurden vor der Verwendung für einen Monat separiert von den Archivalien gelagert. Diese Maßnahme dient dazu, dass etwaige Schädlinge (insbesondere Papierfischchen) vom Verpackungsmaterial nicht in das Archiv gelangen können. Durch eine regelmäßige Kontrolle auf Schädlingsbefall und das Messen des Raumklimas im Archiv kann somit sichergestellt werden, dass das wertvolle „Gedächtnis“ der Institution für nachfolgende Generationen bestmöglich bewahrt wird.

Eine besondere Herausforderung stellte der Umgang mit den analogen Datenträgern dar, den Kassetten- und Tonbandaufnahmen. Wer hat heutzutage noch ein Tonband-Abspielgerät daheim und kann überprüfen, ob und welche Aufnahmen sich auf den Tonbändern befinden? Mit ein bisschen Glück konnte ein entsprechendes Gerät zum Abspielen von Magnettonbänder erworben werden. Es wird auch gerne von der Österreichischen Ordenskonferenz auf Anfrage verliehen (Kontakt: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!).

Bewertung und Erschließung

Zu Beginn wurde eine umfangreiche Bewertung durchgeführt. Das bedeutet, es wurde überprüft, ob doppelt überliefertes Schriftgut vorhanden ist und welche rechtlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten sind. Die Bewertung umfasst auch die Fragestellungen, welche Dokumente archivwürdig sind und welchen Informationswert die Quelle für das Institutionswissen hat.

Die Erschließung der analogen Unterlagen und Medien erfolgte danach parallel mit der digitalen Ablage mittels einer von Robert Passini vom Provinzarchiv der Salvatorianer Österreichs in Wien entwickelten Datenbank. Die Archivdatenbank steht auf der Website des Bereichs Kultur und Dokumentation der Ordensgemeinschaften Österreich kostenfrei zur Verfügung. Alle relevanten Informationen werden nach den ISAD (International Standard of Archival Description) Richtlinien eingegeben. Dabei wird auch genau vermerkt, welche Unterlagen analog oder nur digital vorhanden sind.

Es werden nur mehr sehr vereinzelt Dokumente ausgedruckt oder eingescannt. Diese Herangehensweise wird aus Kosten-, Zeit- und Platzgründen und auch im Sinne der Ressourcenschonung durchgeführt.

Des Weiteren wird die Verwaltungsgeschichte in Form einer Chronik der jeweiligen Vorsitzenden im Präsidium, im Generalsekretariat, in den Bereichen und in den Regionalkonferenzen festgehalten, um die Personalia in Zukunft auch für Interessierte zugänglich zu machen.

Ausblick

Wichtig ist für die Zukunft, dass das Wissen der Institution erhalten bleibt. Die Bestände der Vereinigung der Frauenorden Österreichs sind seit der Fusion mit der Superiorenkonferenz der Männerorden Österreichs geschlossen. Nun liegt der Fokus der neu gegründeten Ordenskonferenz auf der Errichtung einer gemeinsamen Ablage.

Ein wichtiger Ansatz stellt dabei das richtige, möglichst lange Speichern von wichtigen Dateien dar, seien es Word-Dateien, E-Mails und digitale Fotos. Von allen Dateitypen ist es wichtig, eine Auswahl zu treffen. Es sollte nur das aufgehoben werden, was langfristig wichtig ist und deshalb aufbewahrt bleiben muss. Die als wichtig bewerteten Word-Dateien und Emails werden in pdf-Dateien umgewandelt und abgelegt, um die Lesbarkeit bestmöglich garantieren zu können und damit auch Ressourcen wie Speicherplatz zu sparen. Eine geordnete digitale Ablage spart Kosten und Speicherplatz, ganz im Sinne der Laudato Si von Papst Franziskus.

 

[Text: Iris Forster, Projektmitarbeiterin für Archiv und digitale Ablage der Österreichischen Ordenskonferenz; Fotos: Magdalena Schauer-Burkart, Ordensgemeinschaften Österreich].