Digitale Dateien sicher archivieren - aber wie?

Die Vorteile digitaler Formate liegen auf der Hand – sie benötigen weniger Platz als physische Akten. Sie sind - bei guter Ordnung - schneller zur Hand, leichter zu bearbeiten, sparen Papier und schonen die Umwelt. Aber wie stellt man sicher, dass die Daten langfristig lesbar bleiben?

Ob Informationen also in Papier- oder digitaler Form – sogenannten Digital Borns – (Webinhalte, E-Journals, digitale Fotos, Tonaufnahmen) aufbewahrt werden, ist daher eine grundlegende und wichtige Entscheidung. Berücksichtigt werden sollte dabei jedoch immer, dass die Daten im Hinblick auf ihre Authentizität, Integrität, Vollständigkeit und Lesbarkeit erhalten bleiben sollten.

Grundlegendes für den richtigen Umgang

Grundlegend im Umgang mit digitalen Daten sind einerseits rechtliche Fragen (Urheberrecht, Datenschutz etc.) und deren Reglementierung durch Einschränkung des (technischen) Zugriffes (etwa durch Vergabe von Leserechten, Sperre von Ordnern mit sensiblen personenbezogenen oder firmeninternen Daten). Andererseits stellen sich Fragen nach der Dauer der Lesbarkeit der Daten. Diese hängt im Wesentlichen davon ab, welches Format bei der Speicherung der Digitalisate gewählt wird. Längst nicht alle gängigen Formate eignen sich für eine dauerhafte Archivierung. Programme und Betriebssysteme veralten und die Darstellung der Daten kann sich verschlechtern oder mit der Zeit ganz entfallen. Die Gefahr eines Informationsverlustes droht.

beitrag digital archivieren© i-picture / Fotolia

Geeignete Formate

Als derzeit wichtigstes und langlebigstes Format erweist sich das sogenannte pdf/A- Format (portable document format). Damit kann nicht nur die Formatierung beibehalten werden, sondern das Dokument kann von der Software unabhängig digital abgelegt werden und vielseitig eingesetzt werden (etwa zur Archivierung wichtiger Emails, Protokolle, Verträge etc.). Kurzlebige Dateiformate sind nach einigen Jahren unter Umständen nicht mehr lesbar (etwa Word-Dateien aus den 1990er-Jahren). Gleiches gilt für alte Bild-, Video- oder Audiodateien. Regelmäßiges Überprüfen der Lesbarkeit und rechtzeitiges Migrieren auf neue Dateiformate sind essentiell.

Sichere Datenträger

Dateien sollten in gängigen, unveränderbaren Formaten und am besten auf verschiedenen, örtlich getrennten Datenträgern (Laufwerken oder gewarteten Festplatten) abgespeichert werden. Diese sollten sich NICHT alle unter demselben Dach befinden. Daten sollten sich keinesfalls nur auf Desktops oder flüchtigeren Datenträgern (etwa USB-Sticks) befinden, denn sie stellen unsichere Speicherplätze dar und bergen das Risiko von Datenverlust, wenn die Geräte kaputt werden oder verloren gehen. Die Daten müssen regelmäßig überprüft und rechtzeitig auf neue Speichermedien überspielt werden, um Datenverlust zu vermeiden.

Abspeichern von Emails

Wichtige Informationen aus Emails dürfen sich nie NUR in Emailaccounts befinden. Sie sollten im Aktenplan an geeigneter Stelle abgelegt sein. Sonst kann es bei technischen Problemen oder Personalwechseln zu Schwierigkeiten kommen.

Festhalten von Zugangsdaten

Passwörter sollten schriftlich festgehalten und vor fremdem Zugriff geschützt aufbewahrt werden. Vermeiden Sie unsichere Passwörter und Post-it´s am PC.

 Tipps für die Praxis

  • Archivieren Sie Textdateien im pdf/A Format, digitale Bilder in den Formaten tiff/jpg
  • Verwenden Sie kurze Dateinamen und vermeiden Sie Umlaute, Satz- und Sonderzeichen
  • Verwenden Sie langlebige Datenträger
  • Speichern Sie Emails in der digitalen Ablage
  • Beachten Sie Zugriffsrechte – halten Sie Passwörter schriftlich fest, schützen Sie diese vor unberechtigtem Zugang
 

Beachten Sie dazu auch die 2019 vom Büro der Ordensgemeinschaften herausgegebene Handreichung. Sie steht allen Interessierten zur Verfügung: Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen.

[Iris Forster, Irene Kubiska-Scharl]