Kultur & Dokumentation

Wie übersiedelt man ein Archiv ?

Der Umzug des CEU Provinzarchivs des Sacré Cœur von Bregenz nach Wien
Lukas Winder

Vortrag gehalten bei der virtuellen Jahrestagung der ARGE Ordensarchive am 12. April 2021.

Im Berufsleben von Archivar:innen kommt es selten zu der Gelegenheit, ein komplettes Archiv im laufenden Betrieb an einen neuen, mehrere hundert Kilometer entfernten Standort zu übersiedeln. Ende 2018 erhielten die Provinzarchivarin Sr. Dr. Christine Öhlinger und ich genau einen solchen Auftrag: Die Übersiedelung des von uns betreuten CEU Provinzarchivs des Sacré Cœur von Bregenz nach Wien. Nachdem ich auf dem Ordensarchivtag 2021 bereits mündlich davon berichten durfte, soll dieser Artikel nun eine überarbeitete und erweitere Auflage dieses Vortrags sein. Mein Ziel dabei ist es, einen Erfahrungsbericht aus der Sicht eines mit ca. 250 Laufmetern Archiv- und Bibliotheksgut eher kleinen Archivs mit beschränkten finanziellen und personellen Mitteln zu geben, der hoffentlich für Archivar:innen in ähnlichen Situationen hilfreich sein kann.

Als wir mit der Durchführung des Archivumzugs beauftragt wurden, haben wir uns selbst nach Erfahrungsberichten umgesehen. Im deutschsprachigen Raum gibt es leider nicht viele davon und nicht alle sind auch wirklich nützlich. Für das angesprochene Publikum sind die gedruckt verfügbaren Berichte über Umzüge und Einzüge in neue Archivzweckbauten von größeren österreichischen Einrichtungen wie dem Steiermärkischen Landesarchiv1 und dem Wiener Stadt- und Landesarchivnämlich nur beschränkt nützlich, weil sie sich vornehmlich dem jeweils neuen Archivbau und weniger dem Umzug an sich widmen. Hilfreich fand ich einige kurze Artikel von deutschen Archiven, die mehr ins Detail gehen und jeweils verschiedene Schwerpunkte abdecken. Ein Bericht aus dem Stadtarchiv Leipzig zeigt anschaulich, dass die Gelegenheit eines Umzugs für die Verpackung und gegebenenfalls Reinigung von unverpacktem Archivgut genutzt werden sollte.Das Staatsarchiv Landshut bietet ein Lösungsmodell für den Transport von Archivgut durch enge Zufahrtswege an,während im Generallandesarchiv Karlsruhe Überlegungen für den Einsatz von Leiharbeitskräften angestellt wurden.Welche unterschiedlichen Vorstellungen über einen Archivumzug zwischen Archivbediensteten und Angestellten von Umzugsfirmen allerdings auftreten können, deutet ein knapper Artikel zum Umzug des Landeskirchlichen Archivs Kassel an.Den, gemäß Inhaltsverzeichnis, umfangreichen Band des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen zu Archivbau und Archivumzug konnte ich leider nur auszugsweise konsultieren, weil er in Österreich kaum erhältlich ist.Schließlich erhielten wir von Dr. Clemens Brodkorb vom Archiv der Zentraleuropäischen Provinz der Jesuiten den Hinweis, dass eine persönliche Anwesenheit von Archivar:innen sowohl beim Einladen wie auch beim Ausladen unbedingt angestrebt werden sollte, damit diese einerseits kontrollieren und andererseits spontan anfallende Entscheidungen treffen können. Insgesamt muss sich aus meiner Sicht ein kleineres Archiv jedoch nicht mehr vor
einem Umzug fürchten als ein großes, denn was ihnen an finanziellen und personellen Ressourcen von größeren (staatlichen) Archiven fehlt, können sie durch flexiblere Planung und einfachere Lösungen für ihre kleineren und tendenziell weniger vielfältigen Mengen an Archivgut wettmachen. Unser Beispiel eines erfolgreichen Archivumzugs kann das hoffentlich verdeutlichen und wenn vielleicht nicht als perfektes Vorbild, dann doch als eine Art „Machbarkeitsnachweis“ dienen.

Abb1 Riedenburg

Abb. 1: Kern des Gebäudekomplexes von Riedenburg in Bregenz mit zentralem Schlösschen, flankierenden Gebäuden und neugotischer Kirche.
Die letzten Ordensschwestern lebten im vordersten Gebäude an das rechts die Kirche anschließt. Dort befand sich im Erdgeschoss auch das Provinzarchiv.
© Schulen Riedenburg

Kurze Geschichte des Sacré Coeur und des Klosters Riedenburg

Das Herz-Jesu-Kloster Riedenburg in Bregenz war über viele Jahre hinweg eine wichtige Niederlassung der Gesellschaft der Ordensfrauen vom heiligen Herzen Jesu, die unter der gängigen Kurzbezeichnung Sacré Cœur besser bekannt ist.8
Diese im Jahr 1800 von der 1925 heiliggesprochenen Sophie Barat (1779–1865) gegründete Ordensgemeinschaft hatte die Verehrung des heiligen Herzens Jesu und die Bildung der weiblichenJugend zum Ziel.10 Dieses Ordenscharisma war erfolgreich und schon nach kurzer Zeit begann die Expansion in andere Länder, beginnend 1818 mit den USA unter Leitung der zweiten Heiligen des Ordens, Philippine Duchesne (1769–1852). In der Habsburgermonarchie wurde die erste Niederlassung des Sacré Cœur 1843 in Lemberg (Lwiw) errichtet und 1846 dann auch in Graz das erste Haus auf dem Gebiet des heutigen Österreich. Für die 1854 erfolgte Gründung von Riedenburg setzte sich Sophie Barat persönlich ein und 1856 besuchte sie das Bregenzer Kloster trotz ihres schon fortgeschrittenen Alters, womit Riedenburg das einzige Haus der 2004 eingerichteten zentraleuropäischen Provinz CEU11 ist, in dem sich die Ordensgründerin zeitweise aufhielt.12 Ihre persönliche Anwesenheit brachte einen wertvollen Anstoß, sodass die Schule bald florierte und auch viele Schülerinnen aus dem Ausland aufnahm.
Zu einer Zeit, als das Sacré Cœur noch keine Schule auf dem Gebiet des heutigen Deutschlands unterhielt,13 stellte Riedenburg, ebenso wie das niederländische Blumenthal direkt an der Grenze zu Aachen, ein willkommenes Bildungsangebot für Mädchen aus Deutschland bzw. den deutschen Ländern dar. Es gab auch die gängige Praxis, dass Familien ihre Söhne in die Jesuitenschule Stella Matutina in Feldkirch schickten, während die Töchter das Sacré Cœur in Riedenburg besuchten. Neben der Funktion als überregional bedeutende Bildungsstätte war Riedenburg als langjähriger Standort eines Noviziats auch Anfangsort vieler Ordensleben und beherbergte zeitweise über hundert Ordensfrauen. Im Jahr 2018 lebten allerdings nur noch drei Schwestern in Riedenburg, weswegen die Provinzleitung die Entscheidung zur Schließung der dortigen Kommunität und Übergabe der verschiedenen Schulen an einen neuen Schulträger, die Vereinigung der Ordensschulen Österreichs (VOSÖ), getroffen hatte.

Vorbereitung und Verpackung

Die Provinzleitung wünschte einen Umzugstermin für das Provinzarchiv vor Ostern 2019, also Anfang April, woraufhin die Schwestern kurz darauf folgen sollten, sodass das Haus idealerweise noch vor Schulschluss, spätestens aber für das neue Schuljahr im Herbst 2019 an die an die Vereinigung von Ordensschulen Österreichs VOSÖ14 übergeben werden konnte. Als wir Anfang Dezember 2018 über diese Entscheidung informiert wurden, standen Sr. Dr. Christine Öhlinger als Hausoberin und Provinzarchivarin sowie ich als Archivar vor einigen parallel zu erledigenden Aufgaben: Zusätzlich zur Übersiedlung des Provinzarchivs hatten wir auch den Umzug der drei in Riedenburg lebenden Schwestern in andere Häuser des Ordens in Wien und Graz zu organisieren,15 diverse Abschiedsveranstaltungen vorzubereiten und Abschiedstexte zu schreiben, sowie alle Räumlichkeiten von jenen Dingen zu befreien, die für den künftigen Schulbetrieb nicht mehr vonnöten waren. Für die in Riedenburg zurückgelassenen Kulturgüter wiederum sollte ich ein Inventar erstellen, damit die Übergabe derselben an die VOSÖ erfolgen konnte.
Zuerst mussten wir grob schätzen, ob wir den Umzug zeitgerecht würden schaffen können. Angesicht der vielfältigen Herausforderungen erschien uns ein Zeitrahmen von knapp vier Monaten als zu kurz, daher baten wir um eine Verlängerung bis Mai, die auch gewährt wurde. Einen genauen Termin für den Umzug konnten wir allerdings erst festlegen, als wir uns Anfang März 2019 für eine Transportfirma entschieden hatten. Dies waren der 20. Mai für das Einladen des Archivguts in Bregenz und der 21. Mai für das Ausladen am neuen Standort in Wien. Der Umzug der Schwestern fand dann Anfang Juni statt. Außerdem klärten wir noch im Dezember, dass mein Teilzeit- Beschäftigungsverhältnis aufgrund des absehbaren Mehraufwands für die Zeit des Archivumzugs um fünf Wochenstunden auf 25 erhöht werden sollte.
Im nächsten Schritt verschafften wir uns einen genaueren Überblick über die anstehenden Arbeiten. Das in unseren Archivräumen verwahrte Archivgut war zum überwiegenden Teil bereits in Schachteln verpackt, weswegen wir dessen Dimensionen relativ einfach erfassen konnten. Ebenso war die Archivbibliothek bereits verzeichnet, in Regalen aufgestellt und mengenmäßig gut einzuschätzen. Mögliche Überraschungen erwarteten wir daher nur vom teilweise wenig bekannten Inhalt der Räume im zentralen und ältesten Teil des Gebäudekomplexes in Riedenburg, dem sogenannten „Schlösschen.“ In diesem Haus waren noch zwei Stockwerke und ein mehrstöckiger Dachboden in Benützung der Schwestern,16 wobei die meisten Räumlichkeiten in den letzten Jahrzehnten als mehr oder weniger geordnete Lager genutzt worden waren. Wir vermuteten und wussten auch in einigen Fällen, dass dort noch Dokumente, Bücher und Gegenstände lagerten, die wertvoll für die Geschichte der Ordensgemeinschaft und der Niederlassung in Riedenburg sind und daher in das Provinzarchiv aufgenommen werden sollten. Schlussendlich umfasste das neu übernommene potenzielle Archivgut etwa 15 Laufmeter. Für eine genaue Bewertung und Erschließung, die idealerweise natürlich direkt nach der Übernahme hätte erfolgen sollen, hatten wir vor dem Umzug leider keine Zeit, weswegen wir alles in Schachteln verpackten und diese mit den vorhandenen Informationen beschrifteten. Es handelte sich vorwiegend um Dokumente, Bücher und Fotos zur Hausgeschichte von Riedenburg, zur Geschichte der ungarischen Häuser,17 zur Geschichte der Schule sowie um Reliquien und einige wenige dingliche Quellen.
Manche Gegenstände, darunter viele liturgische Geräte, Paramente und Kunstgegenstände in der Kirche, wollte die Ordensgemeinschaft in Riedenburg zurücklassen, auch um die Fortführung von (Schul-) Gottesdiensten zu ermöglichen. Neben einer Vielzahl an Möbelstücken, Gemälden und Figuren gehört des Weiteren die historische Schulbibliothek dazu. Sie ist die einzige komplett im Zustand ihrer letzten Benützung erhaltene Schulbibliothek eines Frauenordens in Österreich. Die Anfertigung eines Inventars für diese Kulturgüter war eine weitere meiner Aufgaben, die ich bei der Besichtigung und Ausräumung der Räume immer im Auge behielt. Vom Team des Bereichs Kultur und Dokumentation der Österreichischen Ordenskonferenz erhielt ich eine hilfreicheBeratung zu den nötigen Inhalten eines solchen Inventars.
Jedes Objekt, dass in ein Inventar Eingang findet, sollte durch bestimmte Informationen und Daten identifizierbar sein. Dazu gehört eine Signatur, eine Beschreibung des Objekts mit seinen Maßen und ein oder mehrere Fotos,
der Standort, der Zustand, sowie die Geschichte und Provenienz des Objekts, sofern diese bekannt ist. Der Übersichtlichkeit halber, stellte ich Objektgruppen wie Kerzenständer, Gemälde oder ungenutzte Stühle an passenden Orten geordnet zusammen und reinigte sie von grobem Schmutz. Bei den arbeitsintensivsten Beständen, insbesondere der Paramentensammlung, erhielt ich Unterstützung durch zwei Angestellte von Kloster und Schule.
Bei all dem Fokus auf die Kulturgüter, die erhalten oder mitgenommen wurden, muss aber auch ehrlich gesagt werden, dass ein Großteil der über viele Jahre in Riedenburg gelagerten Dinge nie einer Bewertung unterzogen worden waren und speziell diejenigen ohne besonderen Bezug zum Sacré Cœur schon längst hätten entsorgt werden können. Daher möchte ich an dieser Stelle die werten Lesenden ermutigen, die eigenen Lagerräume bei nächster Gelegenheit „auszumisten“ (selbstverständlich mit der gebotenen archivarischen Sorgfalt) und Inventare für das wirkliche Kunst- und Kulturgut anzulegen, sodass diese Arbeit kommenden Generationen erspart bleibt.
Noch ohne Berücksichtigung aller Neuzugänge aus Riedenburg erstellten wir im Februar 2019 eine Berechnung des gesamten Materials, das von Bregenz nach Wien transportiert werden sollte. 170 Laufmeter Archivgut waren bereits verzeichnet und in etwas über 900 Schachteln in verschiedenen Größen verpackt, davon etwa die Hälfte in unseren Standard-Archivschachteln im Folio-Format (40x28x11cm). Glücklicherweise war nur wenig Archivgut komplett unverpackt, aber einiges musste in den darauffolgenden Monaten in besser für den Transport geeignete Behälter umgeschichtet werden. Dazu gehörten beispielsweise gerollte Pläne oder Plakate in Planrollen, die wir in hohe und oben offene Schachteln gaben, um sie leichter bewegen zu können. Viele flache großformatige Unterlagen konnten wir auch in Schachteln für das Format A2 unterbringen, die wir kurz zuvor für die bessere Lagerung von Textilien erworben hatten. Empfindliches Archivgut wie Schachteln mit Glasplattenbildern wurden in größere Schachteln mit weichem Puffermaterial rundherum gegeben.
Auch die Archivbibliothek, die nach einer behutsamen Ausdünnung durch Entfernung von mehrfach vorhandenen Büchern einen Umfang von 32 Laufmeter erreichte, wurde von mir in Schachteln verpackt. In Erinnerung an private Umzüge von mir selbst und Bekannten, entschied ich mich für stabile Bananenschachteln, die eine Mitarbeiterin des Klosters bereits in größeren Mengen für den Umzug der Ordensschwestern erworben hatte.
Dabei schlichtete ich die Bücher nach Signaturen geordnet in ihrer Reihenfolge in die Bananenschachteln und trennte die einzelnen Stapel mit entsprechend beschrifteten und teilweise auch passend gefalteten A4- Blättern, sodass die Bücher quasi mit ihrer Beschriftung umhüllt und dadurch leicht auffindbar waren. Natürlich wurden auch die Außenseiten der Schachteln gemäß ihres Inhalts beschriftet, wodurch die Archivbibliothek auch in diesem verpackten Zustand benutzbar blieb.

Abb2 ArchBib klein

Abb. 2: Ein Teil der Archivbibliothek, in stabile Bananenschachteln verpackt und beschriftet. © Lukas Winder

Mengenmäßig und zeitlich weniger ins Gewicht fiel die Verpackung für unser Arbeitsmaterial sowie unsere Büroausstattung, was wir naheliegenderweise erst kurz vor dem Umzugstermin erledigten. Die noch ungenutzten und daher noch gefalteten Archivschachteln, sowie Mappen, Umschläge und Papiere konnten wir direkt in ihrer Originalverpackung belassen. Kleinere Hilfsmittel wie Reinigungsschwämme oder Kleber fanden zusammen mit dem üblichen Büromaterial in weiteren Bananenschachteln Platz. Wichtig für uns war, dass unsere Computer samt allen Peripheriegeräten und Bildschirmen zusammen mit unserem NAS-System mittransportiert wurden, damit wir am neuen Arbeitsplatz in Wien möglichst bald unsere reguläre Arbeit wieder aufnehmen konnten. Zuletzt nahmen wir das in Riedenburg in Betrieb befindliche Luftentfeuchtungsgerät, unseren praktischen Archivwagen und zwei Metallschränke in unsere Packliste auf, da wir diese auch im neuen Archivdepot weiterbenutzen wollten. Verpackt mussten diese allerdings nicht werden. Die Verpackung ist für (Archiv-) Umzüge entscheidend, weil nur stabil verpackte Dinge bei einem Umzug verlässlich ohne Schäden transportiert werden können. Es ist vielleicht nicht möglich, alles gleich in passende säurefreie Archivschachteln mit basischer Pufferung zu verpacken, womöglich weil es zu wenig davon gibt, die Formate nicht passen oder – was für uns zutraf – weil wir zur einfachen Abgrenzung möglichst nur bereits verzeichnetes Archivgut in Archivschachteln aufbewahren wollten. Allerdings sollten Archivar:innen speziell bei der Nutzung von frisch erworbenen handelsüblichen Schachteltypen bewusst sein, dass diese von Schädlingen wie (Silber-/Papier-) Fischchen befallen sein könnten. Das kann gerade bei Bananenschachteln ein Problem werden, denn diese könnten aus möglicherweise kontaminierten Lagern kommen. Daher ist es – auch außerhalb von Umzügen – bei der Aufnahme von neuen (Archiv-) Schachteln oder Papieren immer ratsam, diese zur „Quarantäne“ in eigene Räume oder abgetrennte Bereiche zu geben und mit Hilfe von Klebefallen zu kontrollieren, ob Schädlinge mitgeliefert wurden.18 In unserem Fall lagerten die Bananenschachteln bereits mehrere Wochen in einem trockenen Raum, sodass wir diesbezüglich zum Glück keine Probleme hatten.

Umzugsplanung

Nachdem wir im Februar 2019 die Dimension der beim Umzug zu bewegenden Mengen abschätzen konnten, begannen wir nach einer geeigneten Transportfirma zu suchen, die den Transport durchführen sollte. Die reine Fahrzeit von Bregenz nach Wien beträgt mit dem LKW in etwa acht Stunden. Zusammen mit der Zeit, die für das Ein- und Ausladen benötigt wird, bedeutete dies, dass unser Archivgut zumindest eine Nacht in einem LKW verbringen musste. Daher war es uns wichtig, dass der Transport klimatisiert erfolgen würde, weil nur so sichere klimatische Bedingungen für die Archivalien garantiert werden konnten. Dennoch planten wir zur Sicherheit eine Transportversicherung abzuschließen, denn eine kleine Unachtsamkeit oder ein unverschuldeter Verkehrsunfall sollte uns nicht Unsummen an nachträglichen Restaurierungskosten verursachen. Außerdem wollten wir eine Firma mit Erfahrung im Umgang mit Archiv- oder Kulturgut beauftragen, um eine bessere Beratung und Unterstützung bei der weiteren Planung zu bekommen. Wir wandten uns bei der Bitte um Kostenvoranschläge also nicht an reguläre Speditionsunternehmen, sondern an österreichische Firmen, die Bibliotheks- und/oder Kunsttransporte anbieten. Unsere Anfragen beinhalteten dabei den geplanten Umzugstermin in der zweiten Hälfte des Mai 2019, die Start- und Endpunkte, die geschätzte Menge an Transportgut von 250 Laufmetern, die erforderliche Klimatisierung und den Wunsch nach Personal für das Ein- und Ausladen. Von den drei einlangenden Kostenvoranschlägen wählten wir im März den günstigsten aus. Diese Firma konnte vor allem deswegen weniger verrechnen, weil ihr Hauptsitz nicht in Wien, sondern näher bei Bregenz lag und daher kein Extratag für die Anfahrt eingeplant werden musste.

Abb3 Klosterpforte

Abb. 3: Klosterpforte mit Hausgang in Riedenburg. Der Eingang zum Archivdepot befand sich direkt hinter der Türe links. © Lukas Winder

Die weitere Umzugsplanung erfolgte dann mit Beratung und in enger Koordination mit der Umzugsfirma. Zusammen legten wir den 20. Mai 2019, einen Montag, als Termin für die Abholung des Archivguts in Bregenz und den Folgetag für die Anlieferung am neuen Standort in Wien. Die Ladetätigkeiten sollten jeweils am Vormittag passieren, wofür wir die Hilfe von vier Arbeitskräften gestellt bekommen sollten. Die Firma kümmerte sich auch um die Anmeldung und Einrichtung einer Ladezone an der dicht befahrenen Straße vor dem Eingang zum neuen Standort in Wien, sodass wir garantiert kurze Wege zwischen LKW und Archivdepot hatten. Zur Erleichterung des Transports der vielen, eher kleinformatigen Archivschachteln sowie der großformatigen Archivalien wurden uns sogenannte „Clipboxen“, einfach zerlegbare Transportcontainer, angeboten um unsere Schachteln zusätzlich zu schützen.
Außerdem konnten wir die von uns gewünschte Transportversicherung ebenfalls über die Firma abschließen. Für die Berechnung der Versicherungssumme orientierten wir uns an der Empfehlung von Rickmer Kießling, der für Restaurierungskosten von Archivgut 10.000 € pro Laufmeter veranschlagt.19 Daraus ergab sich ein geschätzter Versicherungswert von 2,5 Millionen Euro, wenngleich der immaterielle Wert unserer Archivalien für die Geschichte der Ordensgemeinschaft und ihrer Schulen in Zentraleuropa natürlich unschätzbar ist. Die tatsächlich zu zahlende Prämie im mittleren dreistelligen Bereich war dann gut leistbar, da das Archivgut nur für die zwei Transporttage versichert wurde. Mit der Fixierung von Termin, Transportfirma und Versicherung hatten wir im März 2019 die letzten wesentlichen Planungsschritte geklärt. In der Folgezeit widmeten wir uns den vielfältigen kleinen und großen Herausforderungen bei der Verpackung, Organisation des Abschieds und der Erstellung des Kulturgüter-Inventars. In der letzten Woche vor dem Umzug konzentrierten wir uns dann darauf, alles für die Abholung vorzubereiten. In Riedenburg gab es erfreulicherweise hervorragende Voraussetzungen für das Einladen, denn die Archivräumlichkeiten befanden sich im Erdgeschoss direkt beim Eingang, vor dem wiederum ein Abstellplatz für den LKW vorhanden war. In einem Raum gegenüber konnten wir die restlichen Schachteln mit Neuzugängen, der Archivbibliothek und dem Büromaterial lagern, sodass wir am Freitag vor dem Umzugstermin alles für die Abholung vorbereitet hatten.

Umzug

Am Montag darauf, dem 20. Mai 2019, kam dann die Umzugsfirma mit einem LKW samt Anhänger für das Archivgut und insgesamt vier Personen, die uns beim Einladen halfen. Wir hatten allerdings Pech mit dem Wetter, denn es regnete intensiv. Dazu kam, dass aufgrund eines Fehlers in der Logistikzentrale der Firma nicht genügend „Clipboxen“ mitgebracht worden waren, weshalb wir nicht das ganze Archivgut in diesen gut gegen Regen geschützten Transportcontainern unterbringen konnten.

Abb4 Clipboxen

Abb. 4: „Clipboxen“ werden im Hausgang befüllt. Die fehlende Seitenwand und der Deckel werden aufgesetzt, sobald die „Clipbox“ voll ist. © Lukas Winder

Stattdessen mussten wir einen großen Teil des Archivguts doch noch auf einfache Europaletten stellen, wobei nach einer Lage von drei Archivschachteln immer eine Lage flacher Kartonagen zur gleichmäßigen Verteilung des Gewichts eingezogen wurde. Zur weiteren Erhöhung der Stabilität der so entstehenden Schachtelstapel wurden diese dann an den Seiten mit Plastikfolie umwickelt, sodass keine Schachteln herausfallen konnten. Beim Einräumen der „Clipboxen“ und Aufstapeln der Schachteln auf Paletten achteten wir außerdem darauf, dass Bestandsgruppen und Bestände möglichst zusammenblieben, damit eine Übersicht beibehalten und das Ausladen in Wien erleichtert werden konnte. Auf der immerhin nur kurzen Strecke von der Klosterpforte zum LKW deckten wir sowohl Paletten als auch „Clipboxen“ zum Schutz vor dem Regen mit dicken Transportdecken aus dem LKW und wasserdichten Abdeckplanen aus dem Haus ab. Der ganze Vorgang des Einladens konnte gegen Mittag abgeschlossen werden, woraufhin der LKW mit unserem Archivgut Richtung Wien abfuhr, während ich mich in den Zug mit demselben Ziel setzte.

 

Abb5 Palette klein

Abb. 5: Paletten mit Archivschachteln vor dem Eingangstor in Wien. © Lukas Winder

Am nächsten Morgen, Dienstag dem 21. Mai 2019, trafen dann sowohl ich als auch der LKW an unserem neuen Standort in Wien ein. Auch hier war die Distanz zwischen LKW und Eingang nicht groß, weswegen wir dem hier glücklicherweise nur sporadischen Niederschlag mit denselben Mitteln entgegenwirken konnten. Das neue Archivdepot liegt zwar im Keller, doch dank dem ebenfalls vorhandenen Aufzug ersparten wir uns auch in Wien das Stiegensteigen mit Archivgut. Wir organisierten den Ausladevorgang so, dass zwei Angestellte der Transportfirma im Erdgeschoss die Schachteln aus den „Clipboxen“ und Paletten auf kleinere Transportwagen, sogenannte „Hunde“, umschichteten und in den Aufzug schoben, während ich und ein weiterer Angestellter sie im Keller in Empfang nahmen und dann in die neuen Regale und Rollregale einschlichteten. Bei der Entladung des Archivguts in das neue Archivdepot hatten wir nicht die Zeit, die durchnummerierten Archivschachteln sofort in der korrekten Ordnung aufzustellen. Stattdessen achtete ich darauf, sie zumindest nach Signaturbereichen getrennt in die Regale einzuräumen, was durch die Maßnahmen zur Beibehaltung von Bestandsgruppen beim Einladen massiv erleichtert wurde. Die in Bananenschachteln aufgeteilte Archivbibliothek sowie die Schachteln mit neuem, noch nicht verzeichneten Archivgut legte ich ebenfalls in der bestmöglichen Ordnung in Regalen und teilweise auf dem Boden ab. Erneut waren die Arbeiten bis zur Mittagszeit fertig. Das heißt, dass die Transportfirma zusätzlich zum LKW-Transport Personalkosten in Höhe von sieben (vier Angestellte beim Einladen, drei beim Ausladen) mal vier Arbeitsstunden verrechnete, was gut bezahlbar blieb. Insgesamt kostete der Umzug deutlich unter 10.000 €, womit wir und die Ordensgemeinschaft angesichts der
überwundenen Distanz und der erreichten Sicherheit für unser Archivgut sehr zufrieden waren.

Abb6 SchachtelHund klein
Abb. 6: Bewegung der Archivschachteln mittels Transportwagen („Hund“) vom Lift zu den Rollregalen. © Lukas Winder

Bei der Nachkontrolle über die folgenden Wochen entdeckten wir nur kleinere Mängel wie Dellen an einigenwenigen Archivschachteln, aber jedenfalls keine Schäden am Archivgut selbst oder gar Anzeichen von Schimmel.
Die hohe Luftfeuchtigkeit durch den Regen an beiden Orten hatte zwar am ersten Tag in Wien zu unangenehm hohen Feuchtigkeitswerten im Archivdepot geführt, aber dank dem aus Bregenz mitgebrachten und gleich in Betrieb genommenen Luftentfeuchtungsgerät waren alle Klimawerte schon am nächsten Tag wieder im grünen Bereich. Durch den klimatisierten Transport war unser Archivgut nur für kurze Zeit dieser erhöhten Feuchtigkeit ausgesetzt und hatte den Umzug somit gut überstanden.
Sr. Dr. Christine Öhlinger und ich konnten uns nun beruhigt an die Umsetzung unserer persönlichen Umzugspläne machen.

Heute, mehr als zwei Jahre später, beschäftigen wir uns immer noch mit der Aufarbeitung des Archivumzugs, denn nach der bald erledigten Sortierung und Neureihung unserer Bestände im neuen Archivdepot ist die Bewertung und Verzeichnung des noch unerschlossenen Archivguts aus Riedenburg ein noch länger andauerndes Projekt. Wir haben nämlich weiterhin mehr unaufgearbeitete Umzugsschachteln in unserem Archivdepot, als wir gerne hätten. Als abschließenden Ratschlag kann ich daher allen Umzugsplanenden nahelegen, sämtliche Schachteln gut zu beschriften und deren Inhalte ausführlich zu beschreiben, denn provisorische Beschriftungen bleiben vielleicht länger in Gebrauch, als man sich ursprünglich vorstellt. Wir haben es so geschafft, dass unser Provinzarchiv mit Ausnahme der beiden Transporttage während des ganzen Archivumzugs durchgehend benutzbar blieb.

Abb7 Regale klein

Abb. 7: Archivdepot nach dem Einzug. © Lukas Winder


Checkliste für Archivumzüge

Vorausplanung

• grobe Terminfindung, bis wann soll Umzug abgeschlossen sein?
• je nach Ausgangslage sind mehrere Monate Planung und Vorbereitung nötig
• Menge des zu transportierenden
Archivguts ermitteln
• Bedingungen am Start- und Zielort feststellen (Statik, Stiegen, Aufzug, Türen)
• Situationsplan zur Lage aller Räume und Regale mit Transportwegen erstellen
• gewünschte Bedingungen für Transport formulieren (Klimatisierung, Dauer)
• Umzug durch Archivträger selbstständig durchführen oder Auftrag an Umzugsfirma bzw. Kunsttransportfirma?
• Personalbedarf abschätzen, reicht eigenes Personal oder muss Personal angeworben werden?
• Bedarf nach Versicherung klären, selbst organisierte Versicherung oder über Transportfirma
• Kontakt zu Transportfirmen aufnehmen, angebotene Leistungen und Kostenvoranschläge vergleichen
• Entscheidung für bestes Angebot, Kontakt mit zuständiger Person in Transportfirma suchen und Transport Schritt für Schritt durchgehen, Risiken besprechen
• fixe Vereinbarung zu Termin und zu erbringenden Leistungen treffen

Vorbereitung

• Archivgut, Bibliotheksgut, Kulturgüter verpacken, vorzugsweise in stabile Schachteln
• besondere Sorgfalt für empfindliche Materialien und große bzw. ungewöhnliche Formate
• bei neuem Verpackungsmaterial: Quarantäne zur Schädlingsvorbeugung beachten (IPM)
• Schachteln beschriften, gegebenenfalls mit Zahlen- und/ oder Buchstabensystem
• Planung der Befüllung der neuen Regale, Schachtelbeschriftung daran anpassen
• Inhalt der Schachteln mit noch nicht verzeichnetem Archivgut dokumentieren
• Büromaterial, Arbeitsmittel, sonstiges Transportgut verpacken
• alle beteiligten Personen einschulen
• Vorbereitung auf Einladen/ Ausladen – Breite von Türen kontrollieren, Gänge, Stiegen, Aufzüge etc. freimachen
• wasserdichte Abdeckungen gegen Regen oder Schneefall bei den Ladevorgängen vorbereiten
• LKW-Parkflächen möglichst nahe zum Eingang freihalten, gegebenenfalls Anmeldung einer Ladezone bei der Gemeinde

Durchführung

• Begleitung des Transports durch Archivmitarbeiter:innen, mindestens aber Anwesenheit beim Ein- und Ausladen
• laufende Kontrollen zu sorgfältigem Umgang mit Archivgut, Klimawerten
• regelmäßige Fotodokumentation durch mehrere Personen
• Listen führen. Beim Einladen: Welches Archivgut ist in welchen Verpackungseinheiten (Boxen, Paletten)? Beim Ausladen: Welches Archivgut ist gut angekommen?
• beim Ein- und Ausladen die Aufrechterhaltung der bestehenden Ordnung anstreben, sodass Bestandsgruppen und Bestände zusammenbleiben
• möglichst geordnetes Einräumen in die neuen Regale, z.B. nach vorbereitetem Plan

Einrichtung

• Nachkontrolle: Ist alles angekommen?
• Wiederherstellung der richtigen Ordnung in den Regalen
• in der Anfangszeit verstärkte Kontrolle auf Gefahrenquellen, Schädlinge, Missverständnisse in neuen Räumlichkeiten(Klimabeobachtungen, Klebefallen, Einschulung von Personal)

 

Lukas Winder studierte Geschichte sowie Geschichtsforschung, Archivwissenschaft und Historische Hilfswissenschaften an der Universität Wien. Seit 2016 ist er Mitarbeiter des CEU Provinzarchivs des Sacré Cœur, mit dem er 2019 von Bregenz nach Wien übersiedelte

 

1 Walter BRUNNER, Das neue Steiermärkische Landesarchiv in Graz, in: Archivalische Zeitschrift 84 (2001) 235–277, hier 240–242.
2 Ferdinand OPLL, Ein Industriedenkmal als Archivbau. Zum Neubau des Wiener Stadt- und Landesarchivs im Gasometer „D“ in Wien-Simmering, in: Archivalische Zeitschrift 84 (2001) 205–233, hier 217–219.
3 Beate BERGER, Nach dem Umzug ist vor dem Umzug. Erfahrungen des Stadtarchivs Leipzig bei der Bau- und Umzugsplanung, in: Archivbau als Gestaltungsrahmen. Tagungsprogramm 17. Sächsischer Archivtag 15.–17. Mai 2009 in Freiberg (Chemnitz 2010) 43–48.
4 Thomas PARINGER, Umzug des Staatsarchivs Landshut erfolgreich abgeschlossen, in: Nachrichten aus den Staatlichen Archiven Bayerns 71 (2016) 46f.
5 Andreas NEUBURGER, Schleppen oder schleppen lassen? Umzugsmanagement zwischen Eigenleistung und Vergabe. Das Generallandesarchiv Karlsruhe bezieht neue Magazine, in: Archivar 67, Heft 1 (2014) 57–60.
6 Ralf BANSMANN, Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt... oder: Der Umzug des Archivgutes des Landeskirchlichen Archivs Kassel in das neue Magazingebäude Lessingstr. 15A, in: Verband Kirchlicher Archive in der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der Evangelischen Kirche. Rundbrief 12 (1998) 22f.
7 Ralf BRACHTENDORF (Hg.), Archivbau und Archivumzug (Veröffentlichungen des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen 65, Stuttgart 2017).
8 Mit der bekannten gleichnamigen Kirche in Paris hat diese Ordensgemeinschaft jedoch nichts zu tun.
9 Heute nehmen die meisten Schulen des Sacré Cœur auch Buben auf. In Riedenburg erlebten und begleiteten die letzten Ordensschwestern noch den Übergang zum koedukativen Unterricht im Schuljahr 2018/19.
10 Zur Geschichte der Ordensgemeinschaft: Margaret WILLIAMS RSCJ, The Society of the Sacred Heart. History of A Spirit 1800– 1975 (London 1978). Monique LUIRARD, Madeleine-Sophie Barat (1779–1865). Une éducatrice au cœur du monde, au cœur du Christ (Nouvelle Cité 1999). Phil KILROY RSCJ, Madeleine Sophie Barat 1779–1865. A Life (Cork 2000). Monique LUIRARD, La société du Sacré-Cœur dans le monde de son temps. 1865–2000 (Villeneuve d’Ascq 2009). Phil KILROY RSCJ, The Society of the Sacred Heart in Nineteenth-Century France. 1800–1865 (Cork 2012).
11 Die Provinz umfasste bei ihrer Gründung alle Niederlassungen des Sacré Cœur in Deutschland, Schweden, Österreich und Ungarn. Aus Schweden haben sich die Schwestern 2009 zurückgezogen.
12 Das damals von ihr bewohnte Zimmer ist noch heute in annähernd originalem Zustand zu besichtigen.
13 In Münster bestand von 1862–1873 das Kloster Marienthal mit einem Mädcheninternat, das im Zuge des Kulturkampfs in Deutschland allerdings geschlossen werden musste. 1920 kehrte der Orden mit einer neuen Niederlassung in Bonn-Pützchen zurück. Siehe: Margret FÜHLES RSCJ – Ilsemarie WEIFFEN RSCJ (Hg.), Wegstrecken. Aus dem Leben der Deutsch-Schwedischen Ordensprovinz des Sacré Cœur (München 2000)
14 Die Vereinigung von Ordensschulen Österreichs wurde im Jahr 1993 auf Initiative der Ordensgemeinschaften Österreichs gegründet und ist heute der größte private Schulträger Österreichs https:// www.ordensschulen.at/unsereorganisation/der-vereinvereinigung-von-ordensschulenoesterreichs [Zugriff: 10.05.2022].
15 Auch ich selbst zog in dieser Zeit von Vorarlberg nach Wien um.
16 Die unteren Stockwerke wurden bereits von der Schule genutzt.
17 Bald nach 1945 wurden die Niederlassungen von der neuen Regierung in Ungarn beschlagnahmt und die Ordensgemeinschaft musste das Land verlassen. Viele ungarische Schwestern lebten danach in Riedenburg und manche
hatten es geschafft, einige Dinge aus Ungarn mitzubringen.
18 Maria KOBOLD – Jana MOCZARSKI, Bestandserhaltung. Ein Ratgeber für Verwaltungen, Archive und Bibliotheken (Darmstadt 2020) 80–89. Online frei verfügbar unter: https://tuprints. ulb.tu-darmstadt.de/11407/ [Zugriff: 18.01.2022]. David PINNIGER, Bill LANDSBERGER, Adrian MEYER, Pascal QUERNER, Annette TOWNSEND. Handbuch Integriertes Schädlingsmanagement in Museen, Archiven und Historischen Gebäuden (Berlin 2016).
19 Rickmer KIEßLING, Versicherung von Archivalien in Westfalen, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 64 (2006) 36f. Online verfügbar unter: https://www.lwl.org/waadownload/archivpflege/heft64/seite036_037_kiessling.pdf und https://epflicht.ulb.uni-muenster.de/urn/urn:nbn:de:hbz:6:2-269522 [Zugriff: 18.01.2022].

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