Tipps zur digitalen Ordnung

Aktuell arbeiten noch viele Menschen im Home-Office. Diese Zeit kann gut genutzt werden um "Liegengebliebenes" aufzuarbeiten, wozu im normalen Arbeits­alltag bisher kein Platz zu finden war. Mancherorts wurde die Zeit für Neustrukturierung der Arbeitsabläufe und Ablagen genutzt.

Auch im Büro der Ordensgemeinschaften wurde die „Homeoffice-Zeit“ verstärkt genützt, um sich der Ordnung der digitalen Ablage zu widmen: Im Rahmen der Erschließung des Archivs der Vereinigung der Frauenorden Österreichs (VFÖ) ist nicht nur die Bewertung der analogen Ablage Teil der Projektarbeit, sondern auch die der digitalen Ablage. Wichtig dabei ist, die Strukturen und die internen Arbeitsabläufe in die Erarbeitung eines Aktenplanes einfließen zu lassen. Diese bildet die Grundlage für eine systematische Ablage.

Erhaltung von Entstehungszusammenhänge

Um die oftmals große Flut an unterschiedlichsten digitalen Dokumenten gut bewältigen zu können, ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg: Gerade langjährige MitarbeiterInnen können wertvolle Tipps für die Zuordnung von digitalen Dokumenten geben. Anders ist es bei (analogen) Beständen, die abgeschlossen sind (also keinen Aktenzuwachs mehr haben): Hier können bestehende Ordnungen beibehalten werden, sofern sie verständlich und nachvollziehbar sind. Besonders wichtig ist das Erhalten von Entstehungszusammenhänge. Archivarinnen und Archivare sprechen hier von der „Provenienz“ (= Herkunft, Zugehörigkeit). Diese sollte nicht durch „wilde“ Umstrukturierungen zerrissen werden.

digitale ablage km(c) Ordensgemeinschaften Österreich / Karin Mayer

Ineffizienz und Datenverlust

Gerade die Umstellung auf Homeoffice zeigt vielen, dass die Ordnung der digitalen Ablage am besten so rasch wie möglich anzugehen ist. Diese Arbeiten sollten nicht weiter zeitlich verschoben werden, denn sie lösen sich nicht von selbst! Hilfestellungen bei Problemen geben entsprechend ausgebildete Personen, wie viele Archivarinnen und Archivare. Digitale Daten sind weniger langlebig als Papier und sind sie erst mal unlesbar, sind sie verloren. Meist herrscht ja die Annahme vor, dass es bereits Strukturen gibt, wenn mit digitalen Akten oder mit Datenbanken gearbeitet wird. In der Praxis ist das aber leider oft nicht der Fall. Tatsächlich gibt es Fileablagen auf den PCs der MitarbeiterInnen, deren Ordnerstrukturen nach persönlichen Kriterien gestaltet oder „historisch gewachsen“ sind und wo Ordnerbezeichnungen nur für Eingeweihte entschlüsselbar sind. In vielen Verwaltungen und Büros fällt die geordnete Ablage immer mehr weg, etwa weil es an Sekretariatsstellen fehlt oder das Personal oft wechselt. Hinzu kommen Parallelablagen in E-Mail-Accounts und bei verschiedenen Cloud-Anbietern. Die unangenehmen Folgen: Dateien sind nicht mehr auffindbar oder gleich mehrfach vorhanden, etwa in verschiedenen Ordnern und mit ungleichen Benennungen. Dateien gelten schnell als verloren, wenn sie nicht an der „richtigen“ Stelle oder nicht mit einer eindeutigen Benennung abgespeichert sind. Bevor man sich auf die langwierige Suche begibt, werden sie dann schnell aus Email-Anhängen neu abgespeichert oder aus dem Internet heruntergeladen. Das führt oft zu einer mehrfachen Überlieferung von gleichen Daten und lässt den digitalen Aktenberg noch mehr anwachsen. Fazit: Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust.

Wir Archivarinnen und Archivare teilen gerne unser Wissen und beraten beim Umgang mit digitalen Akten. Dazu zählen unter anderem Hilfe beim Erstellen eines Aktenplanes, Tipps für das richtige Ablegen von Dokumenten und Hinweise auf rechtliche und technische Grundlagen. Das Büro der Ordensgemeinschaften hat dafür 2019 eine Handreichung herausgegeben, die allen Interessierten zur Verfügung steht: Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen.

Herausforderung Digitale Langzeitarchivierung

Eine geordnete und systematische digitale Ablage ist die Grundlage für jede Form der langfristigen digitalen Sicherung. Fachleute sprechen von der „Digitalen Langzeitarchivierung“. Mit den Möglichkeiten, die die Digitale Langzeitarchivierung für größere und kleinere kirchliche Archive bieten können, beschäftigt sich seit 2016 die Arbeitsgemeinschaft Digitale Archivierung (AG-DA). Sie ist Teil der „Fachgruppe der Archive der anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften“ im Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) und besteht derzeit aus Christine Gigler (Archiv der Erzdiözese Salzburg), Gerald Hirtner (Stiftsarchiv St. Peter; Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs), Irene Kubiska-Scharl (Bereich Kultur und Dokumentation der Ordensgemeinschaften Österreich), Matthias Perstling (Diözesanarchiv Graz-Seckau; Vorsitz) und P. Petrus Schuster OSB (Stiftsarchiv Kremsmünster).

Zur digitalen Langzeitarchivierung siehe die speziell an kirchliche Archive gerichtete Publikation von Christine M. Gigler, Archivierung digitaler Unterlagen. Konzepte und Strategien für kirchliche Archive in Österreich. Scrinium 69 (2015) 5-89. pdf

[Iris Forster, Irene Kubiska-Scharl]